تنخواه چیست

تنخواه چیست

در دنیای امروز، مدیریت موثر هزینه ها و منابع مالی به یکی از اولویت های اساسی برای هر سازمان و در حسابداری شرکتها تبدیل شده است. در شرایطی که نیاز به پرداخت هزینه های فوری و جزئی به وجود می آید، وجود یک منبع مالی در دسترس می تواند به تسهیل روند کار کمک کند. یکی از ابزارهای کارآمد در این زمینه، "تنخواه" است که به سازمان ها اجازه می دهد هزینه های روزمره خود را به سادگی مدیریت کنند.

در پاسخ به این پرسش که تنخواه چیست، باید گفت که تنخواه یا تنخواه گردان (Petty Cash) مبلغ معینی از پول نقد است که برای پرداخت هزینه های جزئی و روزمره در اختیار فرد مشخصی به نام تنخواه دار قرار می گیرد. این مبلغ معمولا برای موارد زیر استفاده می شود:

پرداخت هزینه های جزئی و فوری: مانند خرید کاغذ، قلم و ملزومات اداری

خرید ملزومات اداری کم ارزش: تجهیزاتی که نیاز به خریدهای بزرگ و زمان بر ندارند.

پرداخت کرایه های حمل و نقل: هزینه های مربوط به ارسال و دریافت کالا

هزینه های پذیرایی: برای مهمانی ها و جلسات اداری

سایر مخارج جزئی و پیش بینی نشده: هزینه هایی که ممکن است به طور ناگهانی به وجود بیایند.

از جمله ویژگی های اصلی تنخواه می توان به این موارد اشاره کرد که معمولا تنخواه، سقف مشخصی دارد که یک نفر مسئول نگهداری و ثبت آن است. لازم به ذکر است که برای هر هزینه باید فاکتور یا رسید معتبر وجود داشته باشد تا شفافیت مالی حفظ شود. در نهایت، پس از مصرف بخشی از تنخواه، مبلغ مصرف شده مجددا شارژ می شود تا موجودی همواره در سطح مورد نیاز باقی بماند.

نحوه مدیریت تنخواه نیز به این صورت است که تمام دریافت ها و پرداخت ها به طور دقیق ثبت می شود. در واقع، داشتن سوابق مالی شفاف و دقیق بسیار مهم است. این کار به کنترل هزینه ها و شفافیت مالی کمک می کند. همچنین تهیه گزارش های دوره ای نیز اهمیت بالایی دارد و تنخواه دار نیز باید قبل از اتمام کامل موجودی نسبت به درخواست ترمیم تنخواه اقدام نماید. به طور کلی؛ اهمیت تنخواه در سازمان ها بسیار بالاست و از جمله مزایای آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:

تسریع در انجام امور مالی روزمره: با کاهش زمان لازم برای تامین مالی، سرعت انجام کارها افزایش می یابد.

کاهش بروکراسی اداری و سلسه مراتب طولانی برای پرداخت هزینه های جزئی: این امر به بهبود کارایی و بهره وری کمک می کند.

مدیریت بهتر هزینه های خرد: با استفاده از تنخواه، هزینه های جزئی تحت کنترل قرار می گیرند.

افزایش کارایی عملیات روزانه: کارکنان شرکت می توانند بدون نگرانی از تاخیرهای مالی به کار خود ادامه دهند.

کنترل دقیق تر هزینه های جاری: شفافیت در هزینه ها به بهبود مدیریت مالی کمک می کند.

از این رو لازم است که تمام کارکنان یک شرکت برای هر هزینه ای یک فاکتور معتبر داشته باشند تا بتوانند هزینه آن را از تنخواه بگیرند، اما نباید پول شخصی با تنخواه ادغام شود، زیرا این کار منجر بی نظمی مالی خواهد شد. همچنین افراد باید هزینه ها را به محض انجام، ثبت کنند و موجودی تنخواه باید با اسناد منطبق باشد. با رعایت این اصول و نکات، می توان به بهترین شکل ممکن از تنخواه استفاده کرد و به بهبود مدیریت مالی سازمان کمک کرد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

تنخواه گردان و تنخواه دار کیست

در هر سازمان و نهاد، مدیریت منابع مالی به ویژه هزینه های جزئی و روزمره از اهمیت بالایی برخوردار است. برای تسهیل این مدیریت، دو عنوان مهم به شرح تنخواه گردان و تنخواه دار وجود دارد. این دو عنوان به سازمان ها و انواع شرکت ها کمک می کنند تا هزینه ها را به طور موثری کنترل کنند و از بروکراسی های اضافی جلوگیری نمایند. در ادامه به تعریف و وظایف هر یک از این دو نقش پرداخته می شود.

در پاسخ به این پرسش که تنخواه گردان و تنخواه دار کیست؛ می بایست بیان نمود که ابتدا باید این طور گفت که تنخواه گردان، به مبلغ معینی از پول نقد اشاره دارد که برای پرداخت هزینه های جزئی و روزمره در اختیار یک فرد مشخص قرار می گیرد. این فرد مسئول نگهداری و مدیریت این مبلغ است و در مواردی مانند خرید ملزومات اداری، پرداخت هزینه های پذیرایی و کرایه های حمل و نقل از آن استفاده می کند. هدف اصلی از ایجاد تنخواه گردان، تسهیل فرایندهای مالی و کاهش نیاز به رویه های اداری طولانی برای پرداخت های کوچک است.

تنخواه دار نیز فردی است که مسئول مدیریت و نظارت بر تنخواه گردان است. این شخص معمولا یکی از کارکنان سازمان است که به عنوان نماینده مالی انتخاب می شود. وظایف تنخواه دار شامل نگهداری سوابق دقیق از تمامی دریافت ها و پرداخت ها، تهیه گزارش های مالی دوره ای و اطمینان از اینکه تمامی هزینه ها با فاکتورها و رسیدهای معتبر ثبت شده اند، می باشد. تنخواه دار همچنین مسئول درخواست ترمیم تنخواه و اطمینان از رعایت سقف مجاز برای هر پرداخت است.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان به عنوان یک ابزار مالی حیاتی در سازمان ها، به مدیریت هزینه های جزئی و روزمره کمک می کند. این سیستم به سازمان ها این امکان را می دهد که بدون نیاز به تشریفات طولانی اداری، هزینه های مورد نیاز را به سرعت تامین کنند. انواع مختلفی از تنخواه گردان وجود دارد که بر اساس نیازهای سازمان و نوع هزینه ها تقسیم بندی می شوند. در ادامه؛ به معرفی انواع مختلف تنخواه گردان پرداخته می شود. انواع تنخواه گردان را می توان به شرح موارد زیر نام برد:

تنخواه گردان خزانه: این نوع تنخواه به عنوان وجوهی است که خزانه یا نمایندگی خزانه در استان ها برای انجام هزینه های سال جاری و تعهدات گذشته به ذی حساب ارائه می دهد.

تنخواه گردان استان: این نوع تنخواه به ادارات، شرکت های تجاری و نهادهای دولتی در استان ها تخصیص می یابد و برای پرداخت هزینه های جاری و جزئی این نهادها استفاده می شود.

تنخواه گردان حسابداری: وجهی که برای انجام هزینه های جزئی سازمان ها تخصیص داده می شود و معمولا توسط ذی حساب مدیریت می شود. این نوع تنخواه برای پرداخت های روزمره و تسهیل فرایندهای مالی در سازمان ها ضروری است.

تنخواه گردان پرداخت: این نوع تنخواه به طور خاص برای پرداخت هزینه های مشخص و از پیش تعیین شده استفاده می شود و معمولا تحت نظارت دقیق تری قرار دارد.

در مجموع، این تقسیم بندی ها به سازمان ها کمک می کند تا به طور موثرتری هزینه های خود را مدیریت کرده و از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کنند. تنخواه حسابداری به عنوان ابزاری برای مدیریت هزینه های جزئی و روزمره در سازمان ها به کار می رود. این سیستم به شرکت ها کمک می کند تا پرداخت های سریع و موثری را برای نیازهای اداری خود انجام دهند. در ادامه به معرفی انواع مختلف تنخواه حسابداری و توضیحات مربوط به هر یک پرداخته می شود.

تنخواه گردان ثابت: در این نوع تنخواه، مبلغ مشخصی به صورت ماهیانه یا دوره ای تخصیص داده می شود. تنخواه دار موظف است مدارک هر خرید و پرداخت را در پایان دوره مالی به حسابداری تحویل دهد. هیچ گونه پرداخت فرعی از حساب و مبلغ تنخواه انجام نمی شود.

تنخواه گردان متغیر: در این روش، سقفی برای پرداخت ماهانه یا دوره ای وجود ندارد. تنخواه دار پس از پایان دوره، تمامی اسناد هزینه ها و مبلغ باقی مانده را به حسابداری تحویل می دهد. این نوع تنخواه به سازمان ها اجازه می دهد تا از انعطاف بیشتری در مدیریت هزینه ها برخوردار باشند.

تنخواه گردان نقدی: در این روش مبلغ ثابتی برای تنخواه در نظر گرفته نمی شود و پرداخت ها بر اساس اسناد و مدارکی که به تایید حسابداری می رسد، انجام می شود. مبالغی معادل هزینه های انجام شده به تنخواه گردان پرداخت می شود. این نوع تنخواه برای هزینه های غیرمنتظره و جزئی مناسب است.

تنخواه گردان تعهدی: در این روش نیازی به ارائه سند و فاکتور نیست و مبلغ تنخواه تنها با تایید یک نسخه سند مثبت از سوی حسابداری به تنخواه دار پرداخت می شود. این نوع تنخواه برای مواردی که سریعا نیاز به پرداخت دارند، بسیار کارآمد است. به طور کلی، این انواع تنخواه حسابداری به سازمان ها این امکان را می دهد که با توجه به نیازها و شرایط مالی خود، بهترین روش را برای مدیریت هزینه های روزمره انتخاب کنند.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

ماهیت حساب تنخواه

حساب تنخواه در حسابداری مالی به عنوان یکی از ابزارهای مالی مهم در سازمان ها، نقش کلیدی در مدیریت هزینه های جزئی و روزمره ایفا می کند. این نوع حساب برای تسهیل پرداخت های سریع و بدون نیاز به تشریفات اداری پیچیده طراحی شده است. با توجه به نیازهای روزافزون سازمان ها برای کنترل هزینه ها و تامین منابع مالی سریع، شناخت ماهیت و ویژگی های حساب تنخواه از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

حساب تنخواه به طور کلی به حسابی اطلاق می شود که برای مدیریت هزینه های جزئی و روزمره در سازمان ها ایجاد می شود. این حساب به منظور تسهیل پرداخت های کوچک و کاهش نیاز به فرآیندهای طولانی اداری طراحی شده است. این حساب به طور کلی از نظر ماهیت با حساب صندوق مشابه است، به این معنا که هر دو حساب به مدیریت وجوه نقدی اختصاص دارند؛ اما ویژگی های خاصی دارند که آن ها را متمایز می کند. در رابطه با ماهیت حساب تنخواه و تشابه آن با صندوق، توجه به موارد زیر الزامی است:

 

هر دو حساب تنخواه و صندوق برای نگهداری و مدیریت وجوه نقدی مورد استفاده قرار می گیرند. به عبارت دیگر، این حساب ها برای پرداخت های نقدی و تامین نیازهای مالی روزمره به کار می روند.

 

هم تنخواه و هم صندوق معمولا برای پرداخت های جزئی و فوری استفاده می شوند. به عنوان مثال، خرید ملزومات اداری، هزینه های پذیرایی و دیگر هزینه های کوچک.

حساب تنخواه به لحاظ ماهیت، بدهکار است. این بدان معناست که وقتی مبلغی به حساب تنخواه واریز می شود، حساب تنخواه به عنوان یک حساب بدهکار افزایش می یابد. برای مثال، اگر مبلغی به عنوان تنخواه به یک فرد پرداخت شود، این مبلغ به حساب تنخواه اضافه می شود و موجودی آن افزایش می یابد.

زمانی که حساب تنخواه بدهکار می شود، به این معنی است که پول نقد بیشتری به آن افزوده شده است. به طور مثال، اگر ۱۰۰۰۰۰ تومان به حساب تنخواه واریز شود، موجودی حساب تنخواه به همین مقدار افزایش می یابد. بالعکس، زمانی که حساب تنخواه بستانکار می شود، به این معناست که هزینه ای از آن برداشت شده است. برای مثال، اگر ۲۰۰۰۰ تومان از حساب تنخواه برای خرید ملزومات اداری استفاده شود، موجودی حساب تنخواه به همان مقدار کاهش می یابد.

در نهایت، حساب تنخواه به عنوان یک حساب بدهکار، مشابه حساب صندوق عمل می کند. این حساب برای ارائه شفافیت مالی و تسهیل پرداخت های نقدی در سازمان ها طراحی شده است. با مدیریت صحیح و ثبت دقیق هزینه ها، می توان از بروز مشکلات مالی جلوگیری کرده و کارایی عملیات روزمره را افزایش داد.

روش های ثبت سند تنخواه گردانی حسابداری

در حسابداری، ثبت سند تنخواه گردانی یکی از مراحل حیاتی برای مدیریت هزینه های جزئی و روزمره است. این فرایند به دو روش اصلی انجام می شود: ثبت موقت و ثبت دائم. در ادامه به توضیح روش های ثبت سند تنخواه گردانی حسابداری و مراحل مربوط به آن ها پرداخته می شود. در روش ثبت موقت، تنخواه به صورت موقت و برای مدت زمانی کمتر از یک ماه به تنخواه دار پرداخت می شود. مراحل ثبت در این روش به شرح زیر است:

پرداخت تنخواه به تنخواه دار: در زمان پرداخت وجه به تنخواه دار، حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب صندوق بستانکار می شود.

خارج شدن مبلغ تنخواه: اگر کل مبلغ تنخواه خرج شود، باید این هزینه ها به حساب هزینه های مربوطه بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار شود.

تحویل فاکتورها: تنخواه دار موظف است کلیه فاکتورها و رسیدها را به واحد مالی ارائه دهد. این فاکتورها باید در سیستم حسابداری ثبت و بایگانی شوند تا به شفافیت مالی کمک کند.

در روش روش ثبت دائم، تنخواه به صورت دائم و معمولا برای مدت یک ماه به تنخواه دار پرداخت می شود. مراحل ثبت در این روش به صورت زیر است:

پرداخت تنخواه به تنخواه دار: مشابه روش موقت، در زمان پرداخت وجه به تنخواه دار، حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب موجودی نقد یا بانک بستانکار می شود.

ثبت هزینه ها: هزینه های انجام شده از حساب تنخواه گردان باید به حساب هزینه ها بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار شود.

همچنین لازم به ذکر است که پس از مصرف مبلغ تنخواه، نیاز به ترمیم آن وجود دارد. این فرایند معمولا در پایان هر دوره مالی انجام می شود. به این صورت که تمام فاکتورهای رسمی و غیررسمی جمع آوری و به واحد حسابداری تحویل داده می شود. پس از بررسی فاکتورها، مبلغ مصرف شده به حساب تنخواه گردان واریز می شود تا موجودی آن به حالت اولیه برگردد.

در مجموع، ثبت سند تنخواه گردانی در حسابداری به سازمان ها کمک می کند تا هزینه های جزئی را به طور موثر مدیریت کنند. با استفاده از روش های موقت و دائم، می توان شفافیت مالی را حفظ و از بروز مشکلات مالی جلوگیری کرد. این فرایند نه تنها به بهبود کارایی کمک می کند؛ بلکه کنترل دقیق تری بر هزینه ها ایجاد می نماید.

نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری

تنخواه گردان حسابداری به عنوان یک ابزار مالی ضروری در سازمان ها و شرکت های دولتی، به مدیریت هزینه های جزئی و روزمره کمک می کند. برای تسهیل فرایندهای مالی، استفاده از فرم های مشخص و استاندارد اهمیت ویژه ای دارد. این فرم ها به سازمان ها اجازه می دهند تا هزینه ها را به طور دقیق ثبت و کنترل کنند و همچنین شفافیت مالی را افزایش دهند. جهت درک بهتر و سهولت در دسترسی افراد، در ادامه، نمونه ای از فرم تنخواه گردان حسابداری ارائه می شود که متقاضیان می توانند آن را به راحتی دانلود و استفاده نمایند:

 

به طور کلی، استفاده از فرم های استاندارد تنخواه گردان حسابداری نه تنها به بهبود فرایندهای مالی کمک می کند، بلکه شفافیت و کنترل بهتری بر هزینه ها فراهم می آورد. این فرم ها به مدیریت مالی در سازمان ها این امکان را می دهند که هزینه های جزئی را به طور دقیق ثبت و پیگیری کنند. با استفاده از نمونه فرم ارائه شده، افراد می توانند به راحتی عملیات مربوط به تنخواه گردان را انجام داده و از بروز مشکلات مالی جلوگیری نمایند.

تفاوت تنخواه گردان با صندوق

در مدیریت مالی سازمان ها، حساب های مختلفی برای کنترل و نظارت بر هزینه ها وجود دارد. دو مورد از این حساب ها، تنخواه گردان و صندوق هستند. هرچند این دو حساب به ظاهر مشابه به نظر می رسند و هر دو برای مدیریت وجوه نقدی استفاده می شوند، اما تفاوت های مهمی در نحوه عملکرد و اهداف آن ها وجود دارد. در ادامه به بررسی تفاوت های اصلی بین تنخواه گردان و صندوق پرداخته می شود. تفاوت های تنخواه گردان و صندوق به شرح زیر است:

 

تنخواه گردان: این حساب عمدتا برای پرداخت های جزئی و فوری در نظر گرفته شده است. هدف اصلی آن تسهیل خریدهای کوچک و غیررسمی بدون نیاز به تاییدات اداری طولانی است. صندوق: صندوق معمولا به عنوان حساب اصلی برای مدیریت وجوه نقدی سازمان استفاده می شود و شامل تمام وجوه نقدی ورودی و خروجی است. این حساب می تواند برای پرداخت های بزرگ تر و رسمی تر نیز مورد استفاده قرار گیرد.

 

تنخواه گردان: هزینه های مربوط به تنخواه گردان معمولا جزئی و روزمره هستند، مانند خرید ملزومات اداری، پذیرایی یا هزینه های حمل و نقل. صندوق: هزینه های ثبت شده در صندوق می تواند شامل پرداخت های بزرگ تر و رسمی تری باشد که نیاز به ثبت دقیق تری دارند، مانند پرداخت حقوق و دستمزد یا خریدهای عمده.

 

تنخواه گردان: مدیریت این حساب معمولا به عهده یک فرد خاص (تنخواه دار) است که مسئولیت ثبت و نگهداری هزینه ها را بر عهده دارد. این حساب معمولا کمتر تحت نظارت دقیق قرار دارد. صندوق: نظارت بر صندوق معمولا دقیق تر و تحت کنترل بیشتری است. این حساب معمولا نیاز به ثبت دقیق تری از تمام ورودی ها و خروجی ها دارد و ممکن است تحت حسابرسی های منظم قرار گیرد.

 

تنخواه گردان: این حساب معمولا برای مدت زمان کوتاه و برای هزینه های فوری مورد استفاده قرار می گیرد و پس از مصرف باید ترمیم شود. صندوق: صندوق می تواند برای مدت زمان طولانی تری مورد استفاده قرار گیرد و به عنوان منبع اصلی وجوه نقدی سازمان عمل کند. در نهایت، درک تفاوت های بین تنخواه گردان و صندوق برای مدیریت مالی موثر در سازمان ها ضروری است. هر کدام از این ابزارها ویژگی ها و کاربردهای خاص خود را دارند و با توجه به نیازهای سازمان، می توانند به بهبود کارایی مالی کمک کنند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد انواع و ثبت تنخواه​​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از انواع و ثبت تنخواه​​​ پاسخ دهند.