برای مشاوره نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی
برای مشاوره نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی
سند رسمی به عنوان یکی از مهم ترین ابزارها برای اثبات دعوا در نظام های حقوقی محسوب می شود. این اسناد در صورتی که طبق قوانین و مقررات مربوطه تنظیم و ثبت شوند، اعتبار بالایی دارند و می توانند به راحتی در محاکم قضایی مورد استناد قرار گیرند. با توجه به شرایط و تغییرات اخیر در قوانین مربوط به ثبت اسناد رسمی، الزامات جدیدی به وجود آمده است.
یکی از این الزامات ثبت اسناد رسمی در سامانه های از پیش طراحی شده می باشد. حال ممکن است که برخی از افراد با مراحل تنظیم و ثبت اسناد رسمی و قوانین مربوط به آن اشنایی نداشته باشند به همین خاطر؛ پرداختن به جزئیات و شرایط آن به نظر ضروری می باشد.
از این رو، در ادامه مقاله حاضر، قصد داریم، پس از پاسخ به این پرسش که اسناد رسمی چیست و انواع و شرایط آن چه می باشد؛ به لزوم تنظیم و ثبت قرارداد رسمی بپردازیم. سپس، در خصوص روش ها و سامانه تنظیم و ثبت اسناد صحبت خواهیم کرد. در انتها؛ توضیحاتی در مورد نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی را ارائه خواهیم داد. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، با ما همراه باشید.
اسناد رسمی چیست
در سیستم حقوقی ایران، سند به عنوان یکی از ادله اثبات دعوا، نقشی اساسی و حیاتی دارد. طبق قانون آیین دادرسی مدنی و کیفری، سند به همراه اقرار، سوگند، و شهادت، از مهم ترین ادله اثبات دعوا تلقی می شود. سند می تواند در دو دسته کلی، یعنی سند عادی و سند رسمی، تقسیم بندی شود که این دو دسته، از جنبه های مختلف از جمله اعتبار و آثار حقوقی با یکدیگر متفاوت هستند.
حال در پاسخ به این سوال که اسناد رسمی چیست؛ باید گفت که بنا به شرایط ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی به اسنادی اطلاق می شود که در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی، یا نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آن ها و بر اساس مقررات قانونی تنظیم شده باشند. در واقع، وقتی که مامور رسمی، با رعایت تشریفات قانونی، به تنظیم سند اقدام می کند، آن سند به عنوان سند رسمی شناخته می شود و می توان به آن در مراجع قضایی استناد کرد.
بنابراین، یکی از انواع سند رسمی، سندی است که توسط مامور رسمی صلاحیتدار تنظیم شده است. مامور رسمی، به عنوان شاهد، به ثبت وقایع می پردازد و امضای او باعث می شود که سند دارای اعتبار باشد. البته باید توجه داشت که ماموران رسمی تنها در حدود صلاحیتی که به آن ها اعطا شده است؛ مجاز به فعالیت هستند. هرگونه تجاوز از این صلاحیت، موجب بی اعتباری سند تنظیم شده خواهد شد. همچنین، برای این که سند تنظیم شده رسمیت داشته باشد، باید تمامی مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی رعایت شود.
انواع اسناد رسمی
همانطور که در بخش قبلی نیز گفته شد؛ سند رسمی به معنای نوشتاری است در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسکی در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده و در دعاوی و اختلافات حقوقی به عنوان دلیل مورد استناد قرار می گیرد. حال باید توجه داشت که بسته به مرجع تنظیم کننده، اسناد رسمی به سه دسته کلی تقسیم می شوند. انواع اسناد رسمی عبارتند از:
دسته اول اسنادی هستند که به طور مستقیم از سوی اداره ثبت اسناد و املاک کشور تنظیم می شوند. این اسناد در واقع به ثبت و شناسایی حقوق مالکیت املاک و دارایی ها پرداخته و اعتبار قانونی بالایی دارند. از جمله اسناد این دسته می توان به سند مالکیت اشاره نمود.
دسته بعدی اسنادی هستند که توسط دفاتر اسناد رسمی و تحت نظارت مستقیم سردفتر تنظیم می شوند. این اسناد نیز دارای اعتبار قانونی و قابل استناد در مراجع قضایی هستند. اسناد انتقال قطعی یا سند ازدواج یا سند صلح در این دسته قرار می گیرند. سومین دسته، اسنادی هستند که به وسیله مامورین رسمی دولت مانند مامور شهرداری، کارشناس رسمی دادگستری و غیره در حدود وظایف و صلاحیت های آن ها تنظیم می شود.
لزوم تنظیم و ثبت سند و قرارداد رسمی
برای تامین منافع و برخورداری از امنیت بیشتر در معاملات ضروری است که کلیه افراد از لزوم تنظیم و ثبت سند و قرارداد رسمی آگاه باشند. به همین خاطر در این قسمت از مقاله، به اهمیت ثبت قرارداد رسمی و قوانین مربوط به این حوزه پرداخته می شود تا متقاضیان با لزوم تنظیم و ثبت سند و قرارداد رسمی آشنا گردند.
تنظیم و ثبت سند و قرارداد رسمی از جمله فرآیندهای حیاتی در هر معامله و توافقی است که به ایجاد امنیت حقوقی و قانونی برای طرفین و نیز سایر اشخاص مرتبط با معامله کمک می کند و در راستای ایجاد شفافیت و جلوگیری از نقل و انتقالات غیررسمی و مخفیانه اموال غیرمنقول، قانون گذار اقدام به تنظیم قانونی کرده است که الزامی برای ثبت رسمی این نوع معاملات به وجود می آورد.
مطابق قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول هرگونه معامله ای که بدون ثبت رسمی انجام شود، از نظر قانونی معتبر نیست و نمی توان به آن استناد کرد. علاوه بر این، در مواردی همچون فروش اموال وقف یا هر معامله دیگری که مربوط به املاک غیرمنقول است، ثبت رسمی الزامی است.
روش های تنظیم و ثبت اسناد
روش های تنظیم و ثبت اسناد مختلف است که یکی از آن مراجعه به سامانه خودنویس به نشانی khodnevis.mrud.ir می باشد. این سامانه در راستای نظارت بر بازار مسکن و ثبت کلیه معالات مربوط به املاک تحت نظارت وزارت راه و شهرسازی ایجاد شده است. بنابراین تمامی افراد از طریق این سامانه تمامی افراد می توانند اقدام به ثبت معامله کرده و کد رهگیری دریافت کنند.
روش بعدی مراجعه به سامانه کاتب به نشانی kateb.ir است این سامانه توسط سازمان ثبت اسناد و املاک طراحی شده و تفاوت آن با سامانه خود نویس در این است که در سامانه مذکور تمامی افراد می توانند معاملات خود را به ثبت برسانند؛ اما در سامانه کاتب تنها مشاوران املاک اجازه ثبت قرارداد در آن را دارند و افراد عادی نمی توانند در سامانه کاتب قراردادی ثبت کنند.توجه به این نکته ضروری است که دانلود برنامه کاتب و نصب آن برای کلیه افراد امکان پذیر می باشد.
علاوه بر روش های فوق، یکی از روش های تنظیم و ثبت اسناد رسمی برای متقاضیان این است که به صورت حضوری به دفترخانه اسناد رسمی مراجعه نمایند. در واقع متقاضی در این روش باید به همراه مدارک شناسایی نظیر شناسنامه و کارت ملی خود به دفتر خانه مراجعه کند. سردفتر، در این مرحله هویت او را بررسی و احراز می کند تا اطمینان حاصل کند که مدارک ارائه شده معتبر و متعلق به متقاضی است.
لازم به ذکر است در صورتی که وکیلی برای تنظیم سند به دفترخانه مراجعه کند، او باید دارای وکالت نامه کاری از موکل خود باشد. در این وکالت نامه باید به طور مشخص قید شود که تنظیم سند یکی از اختیارات وکیل است. پس از احراز هویت، متقاضی باید هزینه های مربوط به استعلامات ملک و سایر هزینه های مرتبط را پرداخت کند. در مرحله بعد، اثر انگشت متقاضی از طریق سامانه انگشت نگاری الکترونیک ثبت و ضبط می شود و پس از طی مراحل فوق و اتمام تمامی مراحل قانونی، یک نسخه از سند رسمی به متقاضی تحویل داده می شود. این سند باید شامل شناسه یکتا، شماره دفترخانه، تاریخ ثبت و دیگر اطلاعات ضروری باشد.
سامانه تنظیم و ثبت اسناد
امروزه بر خلاف گذشته افراد می توانند بدون مراجعه حضوری درخواست خود را برای تنظیم سند به صورت الکترونیکی به ثبت برسانند. حال ممکن است که برای عده ای از افراد این پرسش مطرح شود که سامانه تنظیم و ثبت اسناد چه می باشد که پاسخ آن به شرح زیر است:
در حال حاضر دو سامانه برای تنظیم و ثبت اسناد به نام سامانه کاتب و خود نویس وجود دارد. همانطور که در قسمت پیشین مقاله گفته شد؛ تمامی افراد در سامانه خودنویس می توانند سند خود را به ثبت برسانند؛ اما در سامانه کاتب این گونه نیست و فقط مشاوران املاک اجازه این کار را دارند. توجه به این که ضروری است که اسنادی که در سامانه خودنویس توسط اشخاص به ثبت می رسند، حکم سند عادی را دارند.
همچنین در سامانه کاتب نمی توان سند عادی را به ثبت رساند، در حالی که در سامانه خودنویس این امکان وجود دارد. نکته دیگری که باید به آن توجه داشت این است که ثبت سند عادی در سامانه خود نویس به منزله تایید سند عادی نیست، بلکه در این مورد باید فرایند صدور سند تک برگ نیز طی شود.
نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی
همانطور که بیان شد، متقاضیان برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی؛ می توانند با مراجعه به سامانه کاتب به نشانی kateb.ir درخواست خود را برای تنظیم سند به ثبت برسانند. حال در این قسمت از مقاله به جهت آشنایی بیشتر کاربران مراحل و نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی همراه با راهنمای تصویری در سامانه کاتب ارائه می شود.
برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی متقاضی در ابتدا می بایست نشانی kateb.ir را در مرورگر خود درج نموده و از صفحه اصلی سایت گزینه "ورود به سایت کاتب" را انتخاب کند.
در مرحله بعدی برای ورود به حساب کاربری متقاضی باید کد ملی خود را وارد کند. باید توجه داشت که برای استفاده از خدمات سامانه کاتب لازم است که شخص از قبل در این سایت ثبت نام کرده باشد.
پس از ورود به حساب کاربری شخص به صفحه جدیدی منتقل می شود که لازم است در این مرحله مطابق تصویر زیر بر روی گزینه "درخواست تنظیم سند" کلیک کند.
پس از آن باید نوع سند را مشخص کند.
پس از انتخاب نوع سند باید مشخصات دفترخانه ای که قصد دارد در آن جا سند به ثبت برسد را وارد کند.
در مرحله بعدی فرد باید تصاویر کارت ملی، سند مالکیت و شناسنامه خود را بارگذاری کند.
سپس باید برای تعیین سمت خود اقدام نماید.
چنانچه متقاضی قصد داشته باشد که متن خاصی در سند نوشته شود باید آن را در کادر مربوطه وارد کند.
درنهایت شخص باید اطلاعات وارد شده را مطالعه نموده و در صورت صحت بر روی گزینه تایید و ارسال کلیک کند.
پس از انجام کلیه مراحل فوق شخص یک کد رهگیری دریافت می کند که از طریق آن می تواند روند درخواست خود را پیگیری کند. همچنین در صورتی که درخواست برای سر دفتر ارسال شود و آن را رد کند، متقاضی می تواند از کارتابل خود علت رد را مشاهده کند. بنابر اعلام شورای توسعه نظام مهندسی کشور؛ آغاز ثبت اسناد رسمی در سامانه کاتب از بهمن ماه سال جاری آغاز خواهد گردید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی پاسخ دهند.
پاسخ مشاور: سامانه تنظیم و ثبت اسناد سایت کاتب می باشد.
پاسخ مشاور: باسلام. نحوه تنظیم و ثبت اسناد رسمی بدین صورت است که متقاضی باید به سامانه کاتب مراجعه و پس از بارگذاری مدارک، درخواست خود را به ثبت برساند که توضیحات بیشتر در متن مقاله آمده است.
پاسخ مشاور: باسلام. سامانه خودنویس و کاتب