سند اختتامیه چیست

سند اختتامیه چیست

یکی از مهم ترین اسنادی که حسابداران در پایان سال مالی تهیه می کنند، سند اختتامیه است. در این راستا برای بسیاری از اشخاص این پرسش مطرح می شود که سند اختتامیه چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت که سند اختتامیه یا همان سند پایانی یکی از اسناد حسابداری است که در پایان هر سال مالی به ثبت می رسد. به عبارت دیگر سند اختتامیه سندی است که در پایان یک دوره مالی تهیه شده و در آن میزان سود، زیان، درآمد و بدهی های شرکت در پایان سال مالی مشخص می شود.

پس از ثبت سند اختتامیه دیگر نمی توان در آن سال مالی، سند جدیدی را به ثبت رساند. شایان ذکر است بعد از ثبت سند اختتامیه، تمام حسا‌ب ‌های موقت به دوره مالی بعد منتقل می شود و تمامی این حساب ها بسته می ‌شوند. همچنین؛ پس از ثبت سند اختتامیه، وضعیت سود و زیان ‌ها، هزینه‌ ها و بهای تمام شده، مشخص شده و باقی ‌مانده حساب در دفاتر به صفر می ‌رسد.

ذکر این نکته ضروری است که قبل از به ثبت رساندن سند اختتامیه لازم است تمامی حساب های غیر دائمی (موقت) به طور کامل، بسته شوند. حساب های غیر دائمی یا موقت شامل مواردی چون درآمد، هزینه ها، حساب های فروش و... می شود. گفتنی است شخصی که این سند را تنظیم می کند؛ باید به طور کامل ماهیت بدهکار، بستانکار و صورت های مالی مختلف را بشناسد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

چه زمانی از سند اختتامیه استفاده می شود

در مواقعی لازم می شود که حساب های مشتریان در طول یک دوره مالی بسته شود. در واقع در این مواقع حسابداران مجبور به تنظیم سند اختتامیه می شوند، اما پرسش مهمی که در این راستا؛ به وجود می آید آن است که چه زمانی از سند اختتامیه استفاده می شود؟ لذا در ادامه به این پرسش پاسخ داده می شود.

استفاده از سند اختتامیه در طول دوره مالی: سند اختتامیه اصولا در پایان دوره مالی صادر می شود، اما گاه ممکن است در طول دوره مالی نیز این سند تنظیم شود. مسائلی از قبیل قطع همکاری یا عدم پرداخت بدهی، تعلق گرفتن تخفیفات به مانده حساب مشتری و به عبارت کلی؛ به وجود آمدن بحران های مالی از جمله دلایلی لست که موجب صدور سند اختتامیه در طول دوره مالی می شود.

استفاده از سند اختتامیه در پایان دوره مالی: همانطور که گفته شد؛ در اکثر مواقع سند اختتامیه در پایان سال یا دوره مالی تنظیم می شود. بعد از ثبت سند اختتامیه، تمام حسا‌ب ‌های موقت به دوره مالی بعد منتقل می شود و تمامی این حساب ها؛ بسته می ‌شوند. همچنین، پس از ثبت سند اختتامیه، وضعیت سود و زیان ‌ها، هزینه‌ ها و بهای تمام شده، مشخص شده و باقی ‌مانده حساب در دفاتر به صفر می ‌رسد.

انواع سند اختتامیه

به منظور بستن حساب ها ابتدا لازم است کلیه حساب های موقت به دائمی تبدیل شوند و در مرحله بعد نسبت به بستن حساب های دائمی اقدام شود. گفتنی است بستن کلیه حساب ها در پایان دوره مالی با در نظر گرفتن نوع حساب موقت اعم از سودی و زیانی به شکل مخلوطی و دائمی انجام می شود. باید در نظر داشت که سند اختتامیه انواع مختلفی دارد. لذا در ادامه، انواع سند اختتامیه بیان و راجع به هر کدام توضیحاتی ارائه می شود.

سند موقت: به طور کلی حساب موقت حسابی است که مانده آن در پایان دوره مالی به دوره بعد منتقل نمی شود. این حساب ها اصولا در پایان دوره مالی بسته می شوند و بر خلاف حساب های دائم به دوره مالی بعد منتقل نمی شوند. حساب های موقت بیانگر عملکرد یک دوره مالی اعم از سود و زیان می باشند. کلیه هزینه ها و درآمد ها در شمار حساب های موقت هستند.

سند دائم: حساب دائمی حسابی است که مانده آن در پایان دوره مالی به دوره بعد منتقل می شود. این حساب ها وضعیت مالی شرکت را در پایان دوره نشان می دهد. دارایی ها، بدهی ها، حساب های سرمایه و حقوق صاحبان سهام در شمار اسناد دائمی قرار دارند.

سند مخلوط: سند مخلوط ترکیبی از حساب های دائم و موقت است. در واقع قسمتی از سند مخلوط را حساب های موقت و قسمت دیگر را حساب های دائمی تشکیل می دهد. در سند مخلوط، مانده قسمتی که مربوط به حساب های موقت است به دوره منتقل نمی شود، اما مانده قسمتی که مربوط به حساب دائم است به دوره بعد منتقل خواهد شد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

مراحل ثبت سند اختتامیه در حسابداری

مراحل ثبت سند اختتامیه در حسابداری یکی از مهم ترین موضوعاتی است که حسابداران و مدیران شرکت باید با آن آشنا باشند. از این رو، در این بخش از مقاله، مراحل ثبت سند اختتامیه در حسابداری بیان شده و به این پرسش پاسخ داده می شود که چگونه سند اختتامیه بزنیم؟

بستن حساب های دائمی: بستن حساب های دائمی اولین اقدامی است که حسابداران به منظور ثبت سند اختتامیه باید آن را انجام دهند. همانطور که گفته شد؛ حساب دائمی حسابی است که مانده آن در پایان دوره مالی به دوره بعد منتقل می شود. این حساب ها وضعیت مالی شرکت را در پایان دوره نشان می دهد. 

بستن حساب های موقت: بستن حساب های موقت از دیگر اقداماتی است که حسابداران در راستای ثبت سند اختتامیه باید آن را انجام دهند. همانطور که بیان شد؛ حساب موقت حسابی است که مانده آن در پایان دوره مالی به دوره بعد منتقل نمی شود. حساب های موقتی که ماهیت بدهکار دارند، بستانکار و به صورت سود و زیان بسته می شوند. مراحل بستن حساب های موقت به شرح ذیل می باشد:

بستن حساب های درآمد و فروش: بستن حساب ها در حسابداری درآمد و فروش اولین مرحله از مراحل بستن حساب های موقت محسوب می شود. حسابداران ابتدا می بایست نسبت به بستن کلیه حساب‌ های مرتبط با درآمد و فروش بدهکار می ‌شوند و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شوند اقدام نمایند.

بستن حساب های هزینه: در مرحله دوم حسابداران می بایست تمامی حساب های هزینه را ببندند. گفتنی است حساب های هزینه حساب هایی هستند که با هزینه مربوط به بدهکاری در ارتباط می باشند. در نهایت با بستن این بخش، سود و زیان بستانکار مشخص می ‌شود.

بستن حساب های خلاصه سود و زیان: در این مرحله حسابداران بایستی حساب های مرتبط با خلاصه سود و زیان را ببندند. لازم به ذکر است مانده بستانکار نشان دهنده میزان سود می باشد و مانده بدهکار بیانگر درصد زیان در سال مالی قبل می باشد. حساب خلاصه سود و زیان به حساب سود و زیان انباشته منتقل می شود. در نهایت؛ پس از انجام مراحل فوق الذکر؛ سند اختتامیه ثبت خواهد شد.

نمونه سند اختتامیه

همانطور که در قسمت های قبل گفته شد؛ سند اختتامیه سندی است که در پایان یک دوره مالی تهیه شده و در آن میزان سود، زیان، درآمد و بدهی های شرکت در پایان سال مالی مشخص می شود. این سند یکی از مهم ترین اسنادی است که حسابداران در طول دوره مالی یا پایان دوره مالی آن را تنظیم می کنند. در ادامه نمونه سند اختتامیه ارائه می شود. 

همانگونه که در تصویر فوق مشخص است؛ سند اختتامیه کلیه حساب های فروش، خرید، هزینه ها، درامد و سود و زیان شرکت را نمایش می دهد. همچنین با استفاده از این سند می توان حساب های موقت را صفر و حساب های دائمی را به دوره مالی بعد منتقل کرد.

نکات مهم در ثبت سند اختتامیه

در قسمت های پیشین مقاله، سند اختتامیه شناخته شد و به تفصیل راجع به زمان استفاده از سند اختتامیه، انواع این سند و مراحل استفاده از آن صحبت شد. همچنین تصویر نمونه سند اختتامیه نمایش داده شد و اکنون در بخش پایانی مقاله، نکات مهم در ثبت سند اختتامیه بیان می شود. نکات مهم در ثبت سند اختتامیه به شرح ذیل می باشد:

پس از ثبت سند اختتامیه، ویرایش، حذف اسناد حسابداری و همچنین ثبت سند جدید امکان پذیر نمی باشد. در واقع پس از صادر شدن سند اختتامیه، کلیه اسناد سال مالی دائمی می شود.

پس از صدور سند نهایی اختتامیه تمامی اسناد و مدارک به صورت خودکار نمایش داده شده و همچنین کلیه این اسناد و مدارک بر اساس تاریخ و زمان ایجاد به صورت خودکار شماره گذاری می شوند. 

چنانچه حساب های موقت همانند حساب سود و زیان دارای موجودی باشد پیامی با مضمون بستن حساب سود و زیان برای کاربران ارسال می شود 

در نهایت؛ در صورتی که اشخاص قصد ایجاد سال مالی جدیدی را داشته باشند، می توانند از قسمت پیکربندی هر یک از نرم افزارهای حسابداری گزینه سال مال جدید را انتخاب کرده و عملیات ایجاد را انجام دهند. در نهایت؛ پس از ایجاد سال مالی جدید از قسمت عملیات مالی می توان سند افتتاحیه را صادر نمود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد مشاوره نحوه ثبت سند اختتامیه در حسابداری در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه ثبت سند اختتامیه در حسابداری ​پاسخ دهند.