ثبت صورتجلسه هیئت مدیره

نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره

مطابق با ماده 107 لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، «شرکت سهامی بوسیله هیئت مدیره‌ ای که از بین صاحبان سهام انتخاب شده و کلا یا بعضا قابل عزل می باشند، اداره خواهد شد. عده‌ اعضای هیئت مدیره در شرکت های سهامی عمومی نباید از پنج نفر کمتر باشد.» هر چند که این ماده، در خصوص شرکت های سهامی می باشد، اما می توان بیان داشت که هیئت مدیره، به عنوان یکی از ارکان اصلی شرکت، در همه شرکت ها، حضور دارند.

در خصوص وظایف و تکالیف هیات مدیره شرکت نیز می توان بیان داشت که؛ به استثناء موضوعاتی که اخذ تصمیم و اقدام درباره آن ها در صلاحیت مجامع عمومی است؛ مدیران‌ شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند. البته این امر، منوط به آن است که تصمیمات و اقدامات آن ها در حدود موضوع شرکت باشد.

مستند به ماده 123 لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورتجلسه‌ ای تنظیم و حداقل به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در خصوص این که نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره شرکت به چه صورتی می باشد و می بایست در این صورت جلسه چه مواردی درج گردد؛ می توان بیان داشت که در‌ صورت جلسات هیئت مدیره، می بایست نام مدیرانی که در جلسه حضور دارند یا غایب می باشند، خلاصه‌ ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات اخذ شده در جلسه با قید تاریخ‌ ذکر گردد. علاوه بر این، نظر هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد، می بایست در صورت جلسه بیان گردد.

به طور کلی، نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره​ به شرح زیر می باشد: اطلاعات اولیه (شامل تاریخ و ساعت جلسه، مکان برگزاری جلسه، نام و نام خانوادگی حاضران و غایبان)، درج دستور جلسه، موضوعات بحث شده در جلسه و تصیمام اخذ گردیده، درج نام تصویب کنندگان و مخالفان، امضاء حاضران در جلسه و تاریخ.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

نحوه ثبت نمونه صورتجلسه داخلی هیات مدیره

همانطور که پیش تر بیان گردید، در صورتی که تصمیمات اتخاذ شده در جلسات هیئت مدیره شرکت، از جمله مواردی باشد که موجب تغییر در اساسنامه شرکت گردیده و یا به موجب قانون تجارت، مستلزم ثبت در اداره ثبت شرکت ها باشد، یک نفر به نمایندگی از شرکت می بایست صورتجلسه مذکور را در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برساند. نحوه ثبت نمونه صورتجلسه داخلی هیات مدیره​ در این اداره به شرح زیر می باشد:

به منظور ثبت صورتجلسه هیئت مدیره شرکت، فرد در ابتدا می بایست به آدرس سامانه ثبت شرکتها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و گزینه "صورتجلسه تغییرات" را انتخاب نماید. در این قسمت می توان به دو روش یعنی، با شناسه ملی یا بدون شناسه ملی به ثبت صورتجلسه هیئت مدیره اقدام نمود.

در مرحله بعدی، شخص می بایست اداره کل استان و واحد ثبتی آن را از میان گزینه های نمایش داده شده، انتخاب نماید. پر کردن فیلد های دارای ستاره قرمز رنگ، برای ورود به بخش بعدی کافی می باشد.

در مرحله بعد، کاربر لازم است که اطلاعات مربوط به جلسه مثل نوع فرم صورتجلسه شرکت، ساعت، تاریخ و ... را مطابق صورت جلسه در قسمت مربوطه وارد نماید.

پس از آن، شخص می بایست تک تک دستور جلسات هیات مدیره شرکت را در این قسمت اضافه نماید. توجه به این نکته ضروری است که لازم نیست که برای هر تغییر یک درخواست جداگانه ثبت نمود و می توان تمام دستور جلسات یک صورت جلسه را به طور یک جا در این قسمت وارد نمود.

در مرحله بعدی، داوطلب می بایست اطلاعات اشخاص حاضر در جلسه هیات مدیره و سمت آن ها را وارد نماید و بر روی گزینه گام بعدی کلیک کند.

پس از آن، شخص لازم است که نوع ارتباط افرادی که در جلسه هیئت مدیره دارای سمت بوده اند و فرد در مرحله پیشین، اسامی آن ها را ثبت نموده است، مشخص کند.

در این مرحله، شخص می بایست اطلاعات وارد کرده را مجددا کنترل نموده و در صورت اطمینان گزینه پذیرش نهایی را انتخاب کند.

بنابر اعلام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، از ابتدای آبان ماه سال 1403، کلیه آگهی های فرآیندهای ثبتی در حوزه ثبت تاسیس/تغییرات شرکت ها و موسسات غیر تجاری، آگهی های مرکز مالکیت معنوی، آگهی مزایده و آگهی های ابلاغیه مربوط به اجرای اسناد لازم الاجرا که مستلزم درج آگهی در روزنامه های کثیرالانتشار بودند، از این پس در سایت آگهی های سازمان ثبت اسناد و املاک درج و منتشر می گردند.

پس از تایید و ارسال درخواست، سامانه یک رسید پذیرش را در اختیار فرد قرار می دهد. پس از آن لازم است که متقاضی، مدارک لازم در این زمینه را تهیه نموده و به اداره ثبت شرکت ها پست نماید. پس از رسیدن مدارک به دست بخش داده آمایی اداره ثبت، این قسمت، مدارک متقاضی را بررسی نموده و در صورت کامل بودن مدارک آن را به کارشناسان مربوطه ارجاع می دهد. کارشناس با توجه به اطلاعات درج شده در درخواست و مدارک و اسناد ارسالی، به رد یا تایید یا دادن اخطار رفع نقص به متقاضی اقدام می نماید. در صورت تایید کارشناس و امضای رئیس اداره، درخواست ثبت صورتجلسه هیئت مدیره باید در روزنامه رسمی آگهی شود. پس از روزنامه نمودن آگهی و دریافت شماره مکانیزه آن، فرآیند ثبت صورتجلسه هیئت مدیره به پایان می رسد.

دانلود فرم خام صورتجلسه هیئت مدیره

در قسمت های پیشین مقاله به نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره شرکت پرداخته و مراحل و نحوه ثبت آن را در اداره ثبت شرکتها بیان نمودیم. در این قسمت از مقاله قصد داریم تا به منظور آشنایی علاقمندان، فرم خام نمونه صورتجلسه داخلی هیات مدیره را ارائه نماییم که به شرح زیر است:

 

متقاضیان به منظور دریافت فایل pdf و دانلود فرم خام صورتجلسه هیئت مدیره​ به جدول زیر مراجعه نمایند.

 

انتخاب مدیران و اعضای یا صلاحیت یکی از مهم ترین مسائلی است که باعث پیشرفت یک کشور یا سازمان می شود. در واقع صلاحیت شغلی و حرفه ای اعضای یک سازمان است که تا حدود زیادی تعیین کننده عملکرد آن می باشد. به منظور کسب اطلاع در خصوص نحوه احراز صلاحیت حرفه ای مدیران، مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

نمونه صورتجلسه هیئت مدیره

در قسمت های پیشین مقاله، نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره بیان گردید و توضیحات جامع و کاملی در خصوص مراحل ثبت آن ارائه شد. در این قسمت از مقاله قصد داریم تا به توضیح نمونه صورتجلسه هیئت مدیره پرداخته و بیان نماییم که این صورتجلسه می بایست به چه صورت تنظیم شود.

در نمونه صورتجلسه هیئت مدیره، می بایست نام شرکت، شماره ثبت شرکت، سرمایه ثبت شده، شناسه ملی، تاریخ و ساعت برگزاری جلسه، مشخصات هیات رئیسه و دستورجلسات نوشته شود. علاوه بر این، اصل برگه صورتجلسه هیات مدیره شرکت، می بایست به امضای اعضای حاضر در جلسه نیز برسد.

توجه به این نکته ضروری است، برای رسمیت یافتن جلسات هیات مدیره شرکت، می بایست حد نصاب ذکر شده در اسناسنامه رعایت شود. در غیر این صورت، تصمیمات جلسه دارای اعتبار نخواهد بود. در مواردی که به این موضوع در اساسنامه شرکت اشاره نشده باشد؛ تصمیمات این هیات با اکثریت مطلق عددی (حضور بیش از نصف اعضا) رسمیت خواهد یافت. متقاضیان می توانند جهت مشاهده نمونه فرم صورتجلسه، به فایل قرار داده شده در تیتر قبلی مراجعه نمایند.

فرمت صورتجلسه هیئت مدیره

یکی از سوالات متداولی که ممکن است در خصوص برگزاری جلسات هیات مدیره شرکت مطرح شود؛ این است که فرمت صورتجلسه هیئت مدیره به چه صورتی می باشد؟ در پاسخ به این پرسش می بایست بیان نمود که عموما قسمت ابتدایی فرمت صورت جلسه، به بیان اطلاعات شرکت اعم از نام، شناسه ملی، شماره ثبت، سرمایه و ... اختصاص دارد.

پس از آن، تاریخ و ساعت برگزاری جلسه، به همراه قید محل آن، ذکر شده و سپس، به بیان مشخصات هویتی رئیس هیئت مدیره، نایب رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل و اعضای دیگر این هیات پرداخته می شود. در قسمت بعدی صورتجلسه، دستور جلسات و تصمیمات اتخاذ شده اختصاص داده می شود و بیان می گردد که در جلسه هیات مدیره، چه تصمیماتی گرفته شده است. 

در انتهای صورت جلسه نیز، مشخصات شخصی که به نمایندگی از شرکت، وظیفه ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت به اداره ثبت شرکت ها را دارد، نگاشته شده و امضای اعضای حاضر در جلسه در زیر آن، درج می شود. جهت کسب اطلاع در خصوص وظایف مدیر عامل شرکت مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تنظیم و ثبت صورتجلسه هیئت مدیره در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه تنظیم و ثبت صورتجلسه هیئت مدیره پاسخ دهند.