ثبت صورتجلسه هیئت مدیره

نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره شرکت

مطابق با ماده 107 لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، «شرکت سهامی بوسیله هیئت مدیره‌ ای که از بین صاحبان سهام انتخاب شده و کلا یا بعضا قابل عزل می باشند، اداره خواهد شد. عده‌ اعضای هیئت مدیره در شرکت های سهامی عمومی نباید از پنج نفر کمتر باشد.» هر چند که این ماده، در خصوص شرکت های سهامی می باشد، اما می توان بیان داشت که هیئت مدیره، به عنوان یکی از ارکان اصلی شرکت، در همه شرکت ها، حضور دارند.

در خصوص وظایف و تکالیف هیات مدیره شرکت نیز می توان بیان داشت که؛ به استثناء موضوعاتی که اخذ تصمیم و اقدام درباره آن ها در صلاحیت مجامع عمومی است؛ مدیران‌ شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند. البته این امر، منوط به آن است که تصمیمات و اقدامات آن ها در حدود موضوع شرکت باشد.

مستند به ماده 123 لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت، برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورتجلسه‌ ای تنظیم و حداقل به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در خصوص این که نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره شرکت به چه صورتی می باشد و می بایست در این صورت جلسه چه مواردی درج گردد؛ می توان بیان داشت که در‌ صورت جلسات هیئت مدیره، می بایست نام مدیرانی که در جلسه حضور دارند یا غایب می باشند، خلاصه‌ ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات اخذ شده در جلسه با قید تاریخ‌ ذکر گردد. علاوه بر این، نظر هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد، می بایست در صورت جلسه بیان گردد.

به طور کلی، نحوه تنظیم و موارد درج شده در صورت جلسه به شرح زیر می باشد: اطلاعات اولیه (شامل تاریخ و ساعت جلسه، مکان برگزاری جلسه، نام و نام خانوادگی حاضران و غایبان)، درج دستور جلسه، موضوعات بحث شده در جلسه و تصیمام اخذ گردیده، درج نام تصویب کنندگان و مخالفان، امضاء حاضران در جلسه و تاریخ.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

نحوه و آموزش تصویری ثبت صورتجلسه هیئت مدیره

همانطور که پیش تر بیان گردید، در صورتی که تصمیمات اتخاذ شده در جلسات هیئت مدیره شرکت، از جمله مواردی باشد که موجب تغییر در اساسنامه شرکت گردیده و یا به موجب قانون تجارت، مستلزم ثبت در اداره ثبت شرکت ها باشد، یک نفر به نمایندگی از شرکت می بایست صورتجلسه مذکور را در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برساند. نحوه و آموزش تصویری ثبت صورتجلسه هیئت مدیره در این اداره به شرح زیر می باشد:

به منظور ثبت صورتجلسه هیئت مدیره شرکت، فرد در ابتدا می بایست به آدرس سامانه ثبت شرکتها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و گزینه "صورتجلسه تغییرات" را انتخاب نماید. در این قسمت می توان به دو روش یعنی، با شناسه ملی یا بدون شناسه ملی به ثبت صورتجلسه هیئت مدیره اقدام نمود.

در مرحله بعدی، شخص می بایست اداره کل استان و واحد ثبتی آن را از میان گزینه های نمایش داده شده، انتخاب نماید. پر کردن فیلد های دارای ستاره قرمز رنگ، برای ورود به بخش بعدی کافی می باشد.

در مرحله بعد، کاربر لازم است که اطلاعات مربوط به جلسه مثل نوع فرم صورتجلسه شرکت، ساعت، تاریخ و ... را مطابق صورت جلسه در قسمت مربوطه وارد نماید.

پس از آن، شخص می بایست تک تک دستور جلسات هیات مدیره شرکت را در این قسمت اضافه نماید. توجه به این نکته ضروری است که لازم نیست که برای هر تغییر یک درخواست جداگانه ثبت نمود و می توان تمام دستور جلسات یک صورت جلسه را به طور یک جا در این قسمت وارد نمود.

در مرحله بعدی، داوطلب می بایست اطلاعات اشخاص حاضر در جلسه هیات مدیره و سمت آن ها را وارد نماید و بر روی گزینه گام بعدی کلیک کند.

پس از آن، شخص لازم است که نوع ارتباط افرادی که در جلسه هیئت مدیره دارای سمت بوده اند و فرد در مرحله پیشین، اسامی آن ها را ثبت نموده است، مشخص کند.

در این مرحله، شخص می بایست اطلاعات وارد کرده را مجددا کنترل نموده و در صورت اطمینان گزینه پذیرش نهایی را انتخاب کند.

پس از تایید و ارسال درخواست، سامانه یک رسید پذیرش را در اختیار فرد قرار می دهد. پس از آن لازم است که متقاضی، مدارک لازم در این زمینه را تهیه نموده و به اداره ثبت شرکت ها پست نماید. پس از رسیدن مدارک به دست بخش داده آمایی اداره ثبت، این قسمت، مدارک متقاضی را بررسی نموده و در صورت کامل بودن مدارک آن را به کارشناسان مربوطه ارجاع می دهد. کارشناس با توجه به اطلاعات درج شده در درخواست و مدارک و اسناد ارسالی، به رد یا تایید یا دادن اخطار رفع نقص به متقاضی اقدام می نماید. در صورت تایید کارشناس و امضای رئیس اداره، درخواست ثبت صورتجلسه هیئت مدیره باید در روزنامه رسمی آگهی شود. پس از روزنامه نمودن آگهی و دریافت شماره مکانیزه آن، فرآیند ثبت صورتجلسه هیئت مدیره به پایان می رسد.

دانلود فرم خام نمونه صورتجلسه داخلی هیات مدیره

در قسمت های پیشین مقاله به نحوه تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره شرکت پرداخته و مراحل و نحوه ثبت آن را در اداره ثبت شرکتها بیان نمودیم. در این قسمت از مقاله قصد داریم تا به منظور آشنایی علاقمندان، فرم خام نمونه صورتجلسه داخلی هیات مدیره را ارائه نماییم که به شرح زیر است:

 

متقاضیان به منظور دریافت فایل pdf و دانلود نمونه فرم خام صورت جلسه هیات مدیره به جدول زیر مراجعه نمایند.

 

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تنظیم و ثبت صورتجلسه هیئت مدیره در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه تنظیم و ثبت صورتجلسه هیئت مدیره پاسخ دهند.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید