سند افتتاحیه چیست

سند افتتاحیه چیست

اسناد حسابداری به مجموعه رویدادهای مالی گفته می شود که شامل حداقل یه بدهکار و یک بستانکار بوده و در یک دوره مالی روی می دهد. این اسناد در برگیرنده معالات پولی، دارایی ها، بدهی ها و .... بوده و در تهیه صورت های مالی شرکت ها نقش دارند. یکی از مهم ترین این اسناد حسابداری، سند افتتاحیه شرکت ها می باشد.

در پاسخ به این سوال که سند افتتاحیه چیست؛ می توان بیان نمود که سند افتتاحیه یکی از اسناد حسابداری است که در آغاز یک دوره مالی جدید و در طول فعالیت یک سازمان یا یک شرکت، به ثبت می‌ رسد. به عبارت دیگر؛ سند افتتاحیه در اولین روز سال مالی یک شرکت یا موسسه ثبت گردیده و در آن، بدهی ها، داریی ها و سرمایه به ثبت می رسد.

با این که در بسیاری از شرکت ها، سند افتتاحیه اولین سندی می باشد که در ابتدای دوره مالی حسابداری به ثبت می رسد، اما در برخی از شرکت ها و سازمان ها، ممکن است که ثبت سند افتتاحیه تا تیرماه نیز به طول انجامد. نکته بسیار مهم در هنگام ثبت سند افتتاحیه این است که سازمان و یا شرکت، کلیه حساب های دائم و موقت خود را در سال گذشته، بسته نموده تا بتواند سند افتتاحیه جدید را باز نماید.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

مزایای ثبت سند افتتاحیه

در قسمت گذشته، به این سوال که سند افتتاحیه چیست؛ پاسخ داده و بیان نمودیم که این سند، از جمله مهم ترین اسناد مالی یک شرکت می باشد که در آغاز دوره مالی جدید یک شرکت به ثبت می رسد. ثبت سند افتتاحیه مزایای متعددی را برای شرکت و سازمان مزبور به همراه خواهد داشت که به جهت آشنایی علاقمندان، در این قسمت از مقاله، مزایای ثبت سند افتتاحیه ارائه می گردد که عبارت است از:

تسهیل نمودن امر نظارت و کنترل بر دفاتر تجاری کوچک نظیر دفتر روزنامه

مشخص نمودن میزان دقیق مالیات پرداختی توسط سازمان و شرکت

تسهیل نمودن امر برنامه ریزی و تصمیم گیری برای شرکت با مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف

کنترل و نظارت بر سوابق مالی شرکت 

هم چنین، عوامل بر مزایای فوق الذکر، ثبت سند افتتاحیه یک شاخص برای اندازه گیری عملکرد شرکت بوده و به سازمان و شخص حقوقی اجازه می دهد تا عملکرد مالی سال قبل را مشاهده و بررسی نماید. علاوه بر این، تحلیل سند افتتاحیه این امکان را برای شرکت فراهم می آورد که میزان سود و زیان خود را در دوره مالی قبل؛ محاسبه و مشخص نماید.

آموزش ثبت سند افتتاحیه حسابداری در شرکت تازه تاسیس و با سابقه

در خصوص این که مراحل و نحوه ثبت سند افتتاحیه به چه صورت می باشد؛ می بایست بیان نمود که ثبت و تنظیم سند افتتاحیه در شرکت تازه تاسیس با شرکت با سابقه بیش از یک سال؛ با یکدیگر متفاوت می باشد. از آن جایی که ممکن است برخی افراد با نحوه ثبت این سند آشنایی نداشته باشند، این قسمت از مقاله به بیان آموزش ثبت سند افتتاحیه حسابداری در شرکت تازه تاسیس و با سابقه اختصاص داده شده است.

 

همانطور که پیش تر بیان شد، سند افتتاحیه اولین سندی است که باید برای شرکت های تازه تاسیس، در سال اول فعالیت به ثبت برسد. در این سند، موارد موجود در ترازنامه اعم از دارایی ها، بدهی ها، و سرمایه شرکت، درج می شود. مواردی که زیر مجموعه دارایی شرکت قرار می گیرند، می بایست با ماهیت بدهکار، و نیز اقلامی که زیر مجموعه بدهی های شرکت قرار می گیرند می بایست با ماهیت بستانکار در سند افتتاحیه به ثبت برسند. از جمله اقلام دارایی می توان به اوراق بهادار، موجودی نقدی و بانک،‌ زمین و ... و از جمله موارد بدهی می توان به حقوق صاحبان سهام اشاره نمود.

 

تنظیم و ثبت اسناد افتتاحیه در شرکت هایی که سابقه بیش از یک سال فعالیت، دارند؛ اندکی پیچیده تر می باشد. به منظور تنظیم سند افتتاحیه در شرکت های با سابقه بیش از یک سال فعالیت؛ ابتدا باید حساب‌ های هزینه، حساب‌ های درآمد و حساب‌ های سود در سال قبل بسته شده و پس از بسته شدن این حساب‌ ها سند اختتامیه ثبت گردد. سپس، شخص باید در سال مالی جدید، سند افتتاحیه جدید را به ثبت رساند. 

توجه به این نکته ضروری است که در سند افتتاحیه دوره جدید؛ باید مانده های تمام حساب‌های دائمی در سال گذشته، همانند دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام، در سند افتتاحیه جدید، به عنوان مانده‌ ابتدای سال جدید ثبت شود. به عبارت دیگر، سند افتتاحیه این شرکت ها، از مانده حساب های سال مالی گذشته تشکیل می گردد. مانده حساب های سال مالی گذشته؛ خود از بدهی‌های جاری و غیر جاری، دارایی‌ های جاری و غیرجاری، و سرمایه شرکت تشکیل می شود. 

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

عوامل تاثیرگذار در تنظیم سند افتتاحیه

عوامل مختلفی بر تنظیم و تهیه سند افتتاحیه تاثیر گذار می باشند. از آن جایی که سند افتتاحیه، از جمله مهم ترین اسناد مالی و ضروری موسسات و شرکت های تجاری محسوب می شود و نقش بسیار مهمی در گسترش و پیشرفت شرکت دارد؛ افراد می بایست با عوامل تاثیرگذار در تنظیم این سند آشنا باشند. عوامل تاثیرگذار در تنظیم سند افتتاحیه عبارتند از:

تجربه و تخصص حسابدار شرکت یا موسسه

تهیه و تنظیم دفاتر قانونی به طور منظم و کامل 

ضوابط حقوقی و قوانین ومقررات حاکم بر حسابداری شرکت ها

استفاده از نرم افزارهای حرفه‌ای حسابداری

تهیه و تنظیم سند افتتاحیه شرکت و موسسات بر اساس قوانین و مقررات، سبب می شود که در موارد متعدد، نظیر دعاوی حقوقی و نیز امور مالیاتی، از سوی اشخاص حقوقی مورد استناد قرار گرفته و دادگاه نیز بر اساس آن، حکم صادر نماید. از این رو، نیاز است که در تهیه این اسناد، دقت کافی صرف شود.

نکات مهم تهیه سند افتتاحیه

از جمله نکات مهم تهیه سند افتتاحیه، توجه به قوانین و مقررات موجود در قانون تجارت می باشد. به طور مثال؛ در صورتی که دفاتر شرکت ها و موسسات تجاری، برای دوره مالی جدید پلمپ شده باشند، نخستین سند رویداد مالی، می بایست بعد از تاریخ پلمپ در دفتر ثبت گردد. نکته مهم دیگر در تنظیم سند افتتاحیه این است که در سند افتتاحیه، تاریخ تنظیم سند، برابر با تاریخ نخستین روز سال مالی به ثبت برسد. 

در برخی از شرکت ها، ثبت سند افتتاحیه با سند اختتامیه سال مالی گذشته آغاز شده و در آن، جزئیات اسناد حساب های دائمی ذکر می شود. علاوه بر این، لازم است که مانده حساب‌ های دائمی با مانده حساب سند اختتامیه در سال گذشته برابر باشد. توجه به این نکته ضروری است که در این سند؛ باید معادله حسابداری برقرار باشد.

این امر، به این معنی است که مجموع دارایی ها باید با مجموع بدهی ها و حقوق مالکانه یکسان باشد. هم چنین؛ بروز خطا در ثبت مبالغی که به عنوان مانده ابتدای سال محسوب گردند باعث شده که، کلیه مانده‌ ها در طول سال، دچار اشتباه شوند. بنابر این، لازم است که دقت بالایی در ثبت مانده حساب‌ های دائمی، بدهی‌‌ ها و همچنین سرمایه شود.

نمونه کامل سند افتتاحیه

در قسمت های پیشین مقاله، به این سوال که سند افتتاحیه چیست؛ پاسخ داده و مزایا و نحوه ثبت آن را بیان نمودیم. در این قسمت از مقاله؛ قصد داریم تا به منظور آشنایی بیشتر متقاضیان با جزئیات این سند، نمونه کامل سند افتتاحیه را ارائه نماییم که به شرح قید شده در تصویر زیر می باشد:

همانطور که پیش تر بیان شد؛ آچه در تنظیم نمونه کامل سند افتتاحیه باید به آن دقت شود این است که اقلام دارایی بدهکار بوده و اقلام مرتبط با سرمایه و بدهی بستانکار ثبت شوند. سند افتتاحیه برای یک شرکت تازه تاسیس نیز دارای پنج ستون ردیف، کد حساب، نام حساب، ستون بدهکاری و ستون بستانکاری بوده که سرمایه اولیه به عنوان بستانکار و ثبت افتتاحیه، به عنوان بدهکار در آن به ثبت می رسد.

حساب تراز افتتاحیه چیست

در خصوص پاسخ به این پرسش که حساب تراز افتتاحیه چیست؛ می بایست بیان نمود که حساب تراز در واقع؛ حساب واسطی می باشد که در شروع سال مالی جهت منتقل نمودن مانده حساب های دائمی به سال جدید در دفتر کل افتتاح گردیده و در همان روز نیز منقضی می گردد. مطابق با ماده 8 قانون تجارت:

«دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا ‌کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.» آن چه درخصوص تراز افتتاحیه حائز اهمی می باشد، این است که تراز اختتامیه و تراز افتتاحیه، به منزله حساب نبوده و هیچ گونه ماهیتی ندارند.

بلکه تراز افتتاحیه و اختتامیه، به نوعی اطلاعاتی می باشند كه در طول یك كاربرگ یا تراز منعكس می گردند. هم چنین، یکی از نکاتی که می بایست در تنظیم سند افتتاحیه، به آن توجه شود این است که در این سند، نباید حساب تراز افتتاحیه درج شود؛ زیرا درج هر گونه حساب تراز افتتاحیه در سند افتتاحیه، به معنی عدم تراز سند افتتاحیه به شمار می آید.

سود و زیان انباشته در سند افتتاحیه

سود انباشته، به سود خالص باقی مانده پس از پرداخت سود سهام به سهامداران یک شرکت گفته می شود و زیان انباشته، نیز مبلغی از مجموعه زیان‌ های شرکت در دوره‌ های مالی گذشته است که با حقوق صاحبان سهام تعدیل می‌ شود. در توضیح سود و زیان انباشته در سند افتتاحیه می بایست بیان نمود که:

برای ثبت سند افتتاحیه حساب‌ هایی که مربوط به دوره مالی قبل هستند؛ می بایست بسته شوند. این حساب‌ ها شامل حساب‌ های هزینه، حساب‌ های درآمد، حساب‌ های سود و زیان من جمله سود و زیان انباشته؛ می باشند. پس از بسته شدن این حساب‌ ها سند اختتامیه برای سال مالی قبل؛ ثبت گردیده و سپس در سال مالی جدید، سند افتتاحیه جدید ثبت خواهد شد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه ثبت سند افتتاحیه​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه ثبت سند افتتاحیه پاسخ دهند.