پیش فاکتور چیست

معنی پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

عبارت پروفرما یا پیش فاکتور برای افرادی که در حوزه صادرات و واردات کالا و تجارت بین الملل فعالیت می کنند؛ عبارت ناآشنایی نیست، اما برای بسیاری از افراد؛ این پرسش مطرح می شود که معنی پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟ که در ادامه به این پرسش پاسخ داده می شود.

پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که قبل از نهایی شدن فروش توسط فروشنده صادر می شود. در واقع پیش فاکتور یا پروفرما یک قرارداد آزمایشی است که پس از پایان مذاکرات طرفین و قبل از نهایی شدن قرارداد تجاری توسط فروشنده صادر و به خریدار تحویل داده می شود.

خریدار یا وارد کننده کالا می تواند به منظور انجام اقدامات اولیه فرایند واردات کالا از فروشنده تقاضای پروفرما یا پیش فاکتور نماید. در نمونه متن پروفرما اطلاعاتی نظیر نام و نشانی فروشنده و خریدار، تعداد و نوع و جنس کالا، قیمت واحد و قیمت کل کالا، مبدا کالا، زمان تحویل کالا و مدت اعتبار پروفرما و... درج می شود.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

پروفرما اینویس چیست

در پاسخ به سوال پروفرما اینویس چیست؛ باید بیان کرد پروفرما اینویس (proforma invoice) مدرکی است که در فرایند صادرات و واردات مورد استفاده قرار می گیرد. این سند حکم یک پیش فاکتور را دارد. روند ترخیص کالا از گمرک مستلزم ارائه مدرک پروفرما اینویس می باشد.

مواردی نظیر مشخصات محصول، کشور سازنده کالا، قیمت واحد و کل، شرایط معامله، نوع ارز مورد استفاده و... در پروفرما اینویس درج می شود. شایسته ذکر است پس از صدور پروفرما اینویس نمی توان در هزینه های درج شده در این سند تغییر ایجاد کرد. همچنین ذکر مالیات بر ارزش افزوده در پروفرما اینویس الزامی می باشد و میزان این مالیات بسته به نوع معامله اعم از داخلی و خارجی متفاوت می باشد.

بیان کلیه اطلاعات معامله، کاهش خطا، صرفه جویی در زمان، شفافیت قرارداد و قانونی شدن شکل آن، جلوگیری از بروز اختلافات و سوء استفاده های احتمالی، فراهم شدن و همچنین فرصت مذاکره در خصوص شرایط قرارداد از جمله مزایای استفاده از پروفرما اینویس (proforma invoice) محسوب می شود.

ماهیت حقوقی پیش فاکتور

همانطور که در قسمت های پیشین مقاله بیان شد؛ پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که قبل از نهایی شدن فروش توسط فروشنده صادر می شود. در واقع پیش فاکتور یا پروفرما یک قرارداد آزمایشی است که پس از پایان مذاکرات طرفین و قبل از نهایی شدن قرارداد تجاری توسط فروشنده صادر و به خریدار تحویل داده می شود.

در رابطه با ماهیت حقوقی پیش فاکتور باید بیان کرد پیش فاکتور را می توان یک پیش قرارداد نسبت به قرارداد نهایی طرفین دانست. پیش فاکتور که قبل از انجام معامله از طرف فروشنده برای خریدار صادر می شود؛ هیچگونه تعهدی را برای فروشنده و خریدار ایجاد نمی کند.

شایسته ذکر است صدور پیش فاکتور نسبت به خریدار اثبات مالکیت نمی کند و تنها می تواند اماره ای بر مالکیت او باشد. همچنین؛ مدت زمان خاصی برای اعتبار پیش فاکتورها در نظر گرفته نشده است و مدت زمان اعتبار آن توسط خریدار و فروشنده تعیین می گردد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

نحوه صدور پیش فاکتور یا پروفرما

نحوه صدور پیش فاکتور یا پروفرما به چه صورت است؟ این سوالی است که برای بسیاری از فروشندگانی که قصد صدور این سند را دارند؛ مطرح می شود اذا در ادامه به این پرسش پاسخ داده می شود. به طور کلی صدور پیش فاکتور یا پروفرما از قاعده خاصی تبعیت نمی کند. این سند با توجه به شرایط و مذاکرات طرفین صادر می شود و فرم واحدی برای آن وجود ندارد. پیش فاکتورهای مختلف می توانند از نظر طراحی، چاپ، گرافیک و مندرجات متفاوت باشند.

اما به منظور صدور یک پیش فاکتور رسمی و معتبر لازم است اطلاعاتی نظیر شماره سریال، تاریخ صدور، مشخصات کامل فروشنده و خریدار، مشخصات کامل و دقیق کالا، قیمت و نحوه پرداخت درج شود. همچنین مهر و امضا و ضروری ترین رکنی است که می بایست در یک پیش فاکتور رسمی و معتبر وجود داشته باشد.

لازم به ذکر است دریافت هیچ گونه مجوزی برای صدور پیش فاکتور نیاز نمی باشد. مندرجات نمونه متن پروفرما یا پیش فاکتور می تواند بسیار متفاوت باشد؛ درج دقیق اطلاعات فروش در این سند می تواند از وقوع بسیاری از اختلافات در آینده جلوگیری نماید. از این رو؛ در قسمت های بعد این مقاله راجع به محتوای پیش فاکتور توضیحاتی ارائه می شود.

متن اعتبار، مندرجات و محتوای پیش فاکتور یا پروفرما

نگارش دقیق محتوا و مندرجات پیش فاکتور باعث شفافیت معامله و جلوگیری از هرگونه از سوء تفاهم می شود. لذا در این بخش از مقاله؛ موارد مهم، مندرجات و محتوای پیش فاکتور یا پروفرما ارائه می شود. مدت اعتبار، مندرجات و محتوای پیش فاکتور یا پروفرما عبارت اند از:

نام و نشانی فروشنده

نام و نشانی خریدار

شماره و تاریخ صدور پروفرما

مشخصات کامل کالا (مشخصاتی نظیر تعداد، مقدار، وزن خالص و ناخالص، ابعاد، نوع، کیفیت، کمیت)

کشور سازنده کالا

قیمت واحد و کل

 نحوه و شرایط پرداخت

نحوه خرید

زمان تحویل کالا

مبدا و مقصد نهایی کالا

مدت زمان اعتبار پیش فاکتور

خدمات پس از فروش

ضمانت قراردادی

وسیله حمل کالا 

هزینه های بازرسی

اطلاعات پیش فاکتور یا پروفرما بر اساس نیاز طرفین و بنابر توافق آن ها درج می شود و الزامی در نگارش اطلاعات خاصی وجود ندارد. همچنین درج دقیق اطلاعات در پروفرما مزایایی همچون جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا، تخمین هزینه های مد نظر فروشنده، پیشگیری از هرگونه سوء تفاهم در آینده و تسهیل و تسریع در فرآیند تجارت را به دنبال دارد.

تفاوت فاکتور و پیش فاکتور

در قسمت های پیشین مقاله؛ توضیحات مفصلی راجع به پیش فاکتور یا پروفرما ارائه شد؛ اما پرسش مهمی که در این رابطه برای بسیاری از افراد ایجاد می شود؛ آن است که تفاوت فاکتور و پیش فاکتور چیست؟ برای پاسخ به این پرسش، ابتدا؛ باید با مفهوم فاکتور آشنا شد.

به طور کلی فاکتور یک سند تجاری است که از سوی فروشنده برای خریدار صادر می شود و مواردی مانند قیمت توافق شده، مشخصات کالا و... در آن درج می شود. در واقع فاکتور بیانگر این موضوع است که خریدار باید مبلغ توافق شده را به فروشنده بپردازد و فروشنده نیز مکلف به تحویل کالا به خریدار می باشد. پس از شناخت پیش فاکتور و فاکتور، در ادامه تفاوت های این دو بیان می شود. تفاوت های پیش فاکتور و فاکتور عبارت اند از:

پیش فاکتور قبل از نهایی شدن فروش و فاکتور بعد از نهایی شدن فروش صادر می شود.

اصولا در پیش فاکتور، مدت اعتبار تعیین می شود که پس از منقضی شدن آن مدت، از اعتبار ساقط می شود؛ اما در فاکتور تاریخ اعتبار مشخص نمی شود.

صدور پیش فاکتور تعهدی را بین خریدار و فروشنده ایجاد نمی کند؛ در حالی که صدور فاکتور باعث ایجاد تعهد بین خریدار و فروشنده می شود.

در واقع پیش فاکتور را می توان به عنوان یک پیشنهاد از سوی فروشنده تلقی کرد که خریدار می تواند راجع به این پیشنهاد تصمیم بگیرد. همچنین خریدار می تواند همزمان از چندین فروشنده پیش فاکتور تهیه کند و با مقایسه مشخصات و قیمت کالا، شرایط فروش و... تصمیم گیری نماید. شایسته تحریر است؛ چنانچه قیمت مندرج در پیش فاکتور با فاکتور اصلی متفاوت باشد؛ خریدار موظف است قیمت درج شده در فاکتور را پرداخت نماید.

شباهت و تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها

استعلام بها بدین معناست که خریدار راجع به محصولی مشخص از چند فروشنده قیمت می گیرد تا بتواند محصول مد نظر خود را با بهترین قیمت خریداری نماید. همچنین فرم استعلام بها یک تفاهم نامه رسمی است که در آن جزئیات فعالیت تجاری که قرار است؛ انجام شود؛ درج می گردد. این فرم توسط خریدار صادر و در اختیار فروشنده قرار می گیرد. در فرم استعلام بها اطلاعاتی چون مشخصات و میزان محصول، قیمت، نحوه پرداخت و... درج می شود. 

با توجه به آن که پیش فاکتور و فرم استعلام بها با یکدیگر شباهات و تفاهت هایی دارند؛ در ادامه شباهت و تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها بیان می شود. در تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها باید بیان کرد که پیش فاکتور با هدف پیشنهاد فروش صادر می شود؛ در حالی که فرم استعلام بها با هدف استعلام قیمت توسط خریدار صادر می شود. علاوه بر این، فرم استعلام بها برخلاف پیش فاکتور اصولا در قالب نامه رسمی می باشد.

همچنین در رابطه با شباهت پیش فاکتور و فرم استعلام بها باید بیان کرد؛ مندرجات این دو سند شبیه هم بوده و در فرم استعلام بها نیز همانند پیش فاکتور مواردی چون مشخصات خریدار و فروشنده، مشخصات و زمان تحویل کالا، شرایط پرداخت، ضمانت قراردادی و ... درج می شود. همچنین هیچ یک از دو سند رسمی نبوده و در طراحی و نحوه صدور آن ها شیوه و استاندارد خاصی وجود ندارد.

تفاوت پروفرما و اینویس

در بخش های قبلی مقاله توضیحاتی راجع به پروفرما و اینویس بیان شد. شباهت های بسیار پروفرما و اینویس باعث می شود افراد زیادی این دو مدرک را یکی بدانند. در حالی که پروفرما و اینویس یکی نیستند و تفاوت هایی با یکدیگر دارند. از این رو؛ در این بخش از مقاله، تفاوت پروفرما و اینویس بیان می شود. 

یکی از تفاوت های مهم پروفرما و اینویس آن است که پس از صدور پروفرما اینویس نمی توان در هزینه های درج شده در آن تغییری ایجاد نمود؛ در حالی که پس از صدور پروفرما یا پیش فاکتور هم ایجاد تغییرات در هزینه های مندرج در این سند امکان پذیر می باشد.

همچنین ذکر مالیات بر ارزش افزوده در پروفرما اینویس الزامی می باشد؛ در حالی که در پروفرما چنین الزامی وجود ندارد. از دیگر تفاوت های پروفرما و اینویس می توان به این موضوع اشاره کرد که پروفرما رسمیت ندارد؛ این در حالی است که اینویس قابلیت پیگیری دارد.

نمونه متن نامه درخواست پیش فاکتور به انگلیسی

به طور کلی شیوه تنظیم متن درخواست پیش فاکتور تابع تشریفات و مقررات خاصی نیست و هر شخص می تواند بنا بر نیاز خود آن را تنظیم نماید. در این مقاله نیز، نمونه متن نامه درخواست پیش فاکتور ارائه شده است که اشخاص می توانند از این درخواست استفاده نمایند.

 

همانطور که بیان شد؛ به منظور صدور یک پیش فاکتور رسمی و معتبر لازم است اطلاعاتی نظیر شماره سریال، تاریخ صدور، مشخصات کامل فروشنده و خریدار، مشخصات کامل و دقیق کالا، قیمت و نحوه پرداخت درج شود. همچنین مهر و امضا و ضروری ترین رکنی است که می بایست در یک پیش فاکتور رسمی و معتبر وجود داشته باشد.

نمونه نامه درخواست پیش فاکتور به انگلیسی

همانطور که پیش از این نیز به آن اشاره کردیم؛ تنظیم پیش فاکتور تابع تشریفات مشخصی نمی باشد و افراد می توانند بر حسب نیاز اقدام به تنظیم آن نمایند. در این بخش از مقاله، نمونه نامه درخواست پیش فاکتور به انگلیسی ارائه شده است:

 

همانطور که پیش از این نیز به آن اشاره شده فاکتور معتبر میبایست دارای کلیه اطلاعات مهم کالا و یا خدمات از جمله نام خریدار، تاریخ انقضا و... باشد. در متن نامه درخواست پیشنهادی نیز به این امر اشاره شده است. همچنین متقاضیان میتوانند علاوه بر موارد مندرج در نامه درخواست پیشنهادی بالا کلیه اطلاعات مورد نظر خودشان را نیز از طرف مقابل خود درخواست نمایند.

نمونه عکس پروفرما تکمیل شده

در قسمت های پیشین مقاله معنی پروفرما و پروفرما اینویس شناخته شد و ماهیت حقوقی و نحوه صدور آن بیان شد، همچنین مندرجات پیش فاکتور و تفاوت آن با فاکتور و شباهت و تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها مورد بررسی قرار گرفت و پس از بیان تفاوت پروفرما و اینویس، نمونه متن درخواست پیش فاکتور ارائه شد و اکنون در قسمت پایانی مقاله نمونه عکس پروفرما تکمیل شده نمایش داده می شود.

همانطور که بیان شد؛ مندرجات پروفرما بر اساس نیاز طرفین و بنابر توافق آن ها نگارش می شود. اما هرچه اطلاعات مندرج در پروفرما یا همان پیش فاکتور کامل تر و دقیق تر نگارش شده باشد از وقوع بسیاری از دردسرها و اختلافات بعدی جلوگیری می شود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد پیش فاکتور یا پروفرما​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از پیش فاکتور یا پروفرما​​​ پاسخ دهند.