فاکتور رسمی

فاکتور رسمی چیست

فاکتور یک سند است که به صورت زمان‌ دار و با استفاده از مهر شخص صادر کننده، قابل صدور است و معاملات منعقد شده بین خریدار و فروشنده را ثبت می کند. در موارد خرید اعتباری کالا و و خدمات، فاکتورها معمولا شرایط معامله را مشخص و معین می کنند و در مورد روش های پرداخت اطلاعاتی ارائه می دهند. فاکتورها ممکن است به صورت رسید کاغذی، قبض فروش یا سوابق الکترونیکی آنلاین صادر شوند. 

فاکتورها یکی از اسناد مهم مالی در کنترل‌ داخلی امور مالی و حسابرسی‌ ها می باشند که در تمام خرید و فروش ها و یا ارائه خدمات مختلف از جانب اشخاص حقیقی و یا حقوقی مورد استفاده قرار می گیرند. فاکتورها به طور کلی نشان دهنده  شرایط پرداخت، هزینه‌ واحد، هزینه‌ حمل و نقل، جا به جایی و سایر شرایط مشخص شده در حین معامله هستند. هزینه های موجود در فاکتور باید توسط پرسنل مدیریتی مسئول تایید شود. 

در پاسخ به این سوال که فاکتور رسمی چیست؛ باید گفت که یک سند تجاری غیر برواتی است که برای تایید یک معامله بین فروشنده و خریدار صادر می شود. فاکتور رسمی می‌ تواند به شکل های مختلف دست‌ نویس،‌ کاغذی، کامپیوتری، آنلاین و یا توسط نرم‌ افزارهای حسابداری تهیه، تنظیم و ارائه شود.

فاکتورهای رسمی دارای ویژگی های مختلفی می باشد که جمله مهم ترین آن ها این است که باید مورد تایید سازمان دارایی قرار گیرند؛ وگرنه به عنوان فاکتور رسمی محسوب نمی‌ شود. فاکتورهای رسمی اسنادی هستند که دارای مهر و امضای طرفین معامله می باشند و فروشنده آن را به خریدار ارائه می کند. طرفین معامله می توانند فاکتور را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند و از حقوق خود دفاع کنند.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

چه مواردی در فاکتور رسمی و معتبر ذکر می شود

برای صدور فاکتور رسمی فروش، شخص صادر کننده ملزم است که مواردی را در فاکتور درج نماید. در این بخش از مقاله بررسی می شود که چه مواردی در فاکتور رسمی و معتبر ذکر می شود و مشخصات اصلی که یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و خدمات باید از آن ها برخوردار باشد تا مورد تایید سازمان دارایی باشد؛ چیست. این مشخصات به شرح زیر است:

شماره سریال: یکی از ویژگی های مهم فاکتور رسمی تایید شده که که باعث تمایز آن با انواع دیگر فاکتور رسمی می شود، چاپ شماره سریال آن است که لزوما باید به روش اتوماتیک یا سنتی و تک رنگ و به رنگ قرمز و باحالت کمی برجسته انجام بگیرد، تا برای ممیز اداره داریی به راحتی قابل مشاهده و تشخیص باشد.

اطلاعات خریدار و فروشنده: از دیگر مواردی که باید در فاکتور رسمی درج شود نام و آدرس کامل شخص صادرکننده همراه با کد اقتصادی، کد ملی، کد پستی اقامتگاه یا مقر اصلی شرکت و شماره تلفن و شماره ثبت شرکت باید به صورت دقیق در فاکتور ذکر شود.

مالیات، عوارض و تخفیفات: کالا ها و خدمات ارائه شده باید با درج نام و تعداد و قیمت هر واحد مشخص شود و پس از آن اگر تخفیفی باید لحاظ گردد، کسر و در نهایت عوارض و مالیات بر ارزش افزوده آن محاسبه بشود. تخفیف باید الزاما قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود.

 امضا و مهر: موارد مندرج در فاکتور رسمی باید به تایید و امضای طرفین برسد و لزوما فاکتور باید بدون خط خوردگی باشد.

پس از تصویب شدن قانون پایانه‌ های فروشگاهی و سامانه مودیان، فاکتورهای رسمی که برای خریدار ارسال می‌ شود، باید دارای شناسه یکتای مالیاتی باشد. همچنین شناسه کالا و خدمات یک کد ۱۳ رقمی می باشد که به کالا یا خدمت تخصیص داده شده و به ازای هر ردیف در صورت حساب الکترونیک، توسط مودیان درج خواهد شد. مقدار نسخه یا برگ هم به انتخاب خود شخص می باشد که می تواند دو برگی و یا سه برگی باشد و علاوه بر این درباره اندازه کاغذ معمولا انتخاب اشخاص حقیقی و حقوقی اندازه A4 است، اما انتخاب اندازه A5 هم مشکلی وجود نخواهد داشت.

انواع فاکتور رسمی

فاکتورهای فروش را می توان به دو نوع فاکتورهای رسمی (معتبر) و غیر رسمی دسته بندی نمود. فاکتورهای رسمی، بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی، تنظیم می شوند و مورد تایید سازمان امور مالیاتی هستند. در ادامه، انواع فاکتور رسمی بررسی شده که به شرح ذیل می باشد:

صورتحساب نوع اول: این نوع از صورت حساب باید دارای شماره سریال ماشینی یا چاپی و تاریخ باشند و همچنین اطلاعات هویتی شامل، نام و نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شناسه ملی، آدرس دقیق پستی، کدپستی فرد فروشنده و خریدار، اطلاعات کالا و خدمات ارائه شده و مبلغ و میزان در آن نیز درج می گردد. البته در صورت فروش به مصرف کننده نهایی، برای درج مشخصات خریدار الزامی نمی باشد.

صورت حساب نوع دوم: در این حالت صورت حساب باید دارای شماره سریال ماشینی، تاریخ و مشخصات خدمات و کالاهای فروخته شده به همراه میزان و مبلغ آن باشد. اطلاعات هویتی مانند نام و نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شناسه ملی شرکت، آدرس دقیق پستی، کد پستی فرد فروشنده، اطلاعات کالا و خدمات ارائه شده و مبلغ و میزان آن درج می گردد.

صورت حساب نوع سوم: فروشنده باید در سامانه صورت معاملات فصلی فاکتور فروش را صادر نماید و خریدار نیز در همین سامانه با کد کاربری خود فاکتور فروش مذکور را به عنوان خریدار تایید یا رد می نماید. در این روش همه کارها به صورت آنلاین انجام می شود. کلیه اطلاعات هویتی شامل، نام و نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شناسه ملی، آدرس دقیق پستی، کد پستی فرد فروشنده و خریدار، اطلاعات کالا و خدمات ارائه شده و مبلغ و میزان آن نیز ثبت خواهد شد.

فاکتورهای غیر رسمی، یکی دیگر از انواع فاکتورهای فروش هستند که مشمول قانون نبوده و صرفا برای اطلاع خریدار و فروشنده، صادر می گردند. البته، فاکتورهای غیر رسمی فروش را نیز، می توان به عنوان یک سند، دارای ارزش قلمداد کرد؛ لکن، اعتبار فاکتور رسمی فروش، نزد سازمان امور مالیاتی، به مراتب بالاتر است.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

تفاوت فاکتور رسمی مورد تایید دارایی با غیر رسمی

فاکتور های رسمی بر اساس قوانین و مقررات سازمان دارایی تهیه شده و مورد استفاده قرار خواهند گرفت. اگر فاکتوری از آن قوانین و مقررات پیروی نکند، فاکتور رسمی و معتبر محسوب نمی شود و برای سازمان امور دارایی فاقد اعتبار بوده و مورد بررسی و حسابرسی قرار نمی گیرد. اگر بنگاه اقتصادی شامل قوانین مالیاتی نباشد، ممکن است بدون فاکتور رسمی اجازه‌ فعالیت داشته باشد، اما اگر بنگاهی اقتصادی که مشمول مالیات است، فاکتور رسمی ارائه ندهد، مورد پیگیری قانونی قرار می گیرد. در ادامه مقاله به تفاوت فاکتور رسمی مورد تایید دارایی با غیر رسمی پرداخته خواهد شد که از جمله آن ها عبارتند از:

فاکتورهای رسمی طبق استانداردهای سازمان امور اقتصادی و دارایی چاپ و منتشر می شود. فاکتور رسمی صرفا به منظور آگاهی خریدار از اطلاعات خرید ارائه می شود و فرمت خاصی ندارد و دارای اعتبار در سازمان امور اقتصادی و دارایی نیستند.

فاکتور غیر رسمی معمولا برای مشتریانی که قصد خرید کالا یا خدمات برای مصارف شخصی و خصوصی را دارند، صادر می گردند، اما فاکتورهای رسمی برای سازمان ها و شرکت هایی که محصولات و خدمات را در حجم و ابعاد بالا و مبالغ کلان خریداری می کنند، صادر خواهند شد.

متمایز نمودن فاکتورهای رسمی و غیر رسمی با اطلاعات مندرج در فاکتور امکان پذیر است. در فاکتور رسمی اطلاعات کاملی از طرفین معامله ثبت می شود و عوارض و مالیات معامله هم در آن محاسبه خواهد شد.

فاکتور رسمی و غیر رسمی برای اشخاصی که  معامله یا خرید و فروش کالا و خدمات در واحدهای تجاری انجام می دهند، مورد استفاده قرار می گیرد. در فاکتورها اطلاعاتی در مورد کالا و خدمات فروخته شده و قیمت آن ها و نحوه معامله، مبدا، مبلغ و تاریخ معامله ثبت و درج می گردد. مهم ترین تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی در قانونی بودن و مورد تایید بودن آن توسط سازمان امور اقتصادی و دارایی می باشد.

چگونه فاکتور و پیش فاکتور رسمی خرید و فروش را تهیه و صادر کنیم

امروزه استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری به صورت فراگیر و گسترده، موجب سهولت در صدور انواع فاکتور رسمی شده است. شرکت ها می توانند با استفاده از سیستم های حسابداری، به طور خودکار فاکتور فروش را صادر و آن را چاپ نمایند. حال سوالی که پیش می آید این است که چگونه فاکتور رسمی خرید و فروش را تهیه و صادر کنیم. 

با استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری امکان صدور سریع و فوری انواع فاکتور شامل فاکتور فروشگاهی، فاکتور رسمی، فاکتور شرکتی، صورتحساب الکترونیکی، پیش فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای شخصی و فاکتورهای نمایشی وجود خواهد داشت. همانطور که پیش از این اشاره شد، در حال حاضر، باید صورت حساب های مالی را به صورت الکترونیکی صادر نمود و برای سامانه مودیان ارسال کرد تا از این طریق، سازمان امور مالیاتی کشور به فاکتورهای اشخاص دسترسی داشته باشد.

استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای صدور فاکتور رسمی فروش، منوط به ارائه درخواست متقاضیان به اداره مالیات و تایید این نرم افزار است. برای صدور فاکتور رسمی فروش، درج یک سری مشخصات، الزامی و اجباری می باشد که عدم قید آن ها موجب از بین رفتن اعتبار فاکتور رسمی خواهد شد. از جمله این موارد، می توان به لزوم درج جزئیات و مشخصات مربوط به خرید و فروش، به صورت کامل، اشاره کرد.

دانلود نمونه فاکتور رسمی فروش پر شده

فاکتور رسمی یک فرم اداری ضروری برای کسب و کارها محسوب می شود که برای ثبت اطلاعات کالا یا خدمت مورد نظر، درصد تخفیف و... و ارائه آن به مشتری مورد استفاده قرار می گیرد. تمایل مشمولان نظام مالیات بر ارزش افزوده در کشور ملزم به ارائه نمونه فاکتور رسمی به مشتری می باشند. 

وجود نمونه فاکتور رسمی و معتبر در کسب و کارها، فروشگاه ها، مراکز تجاری و... که به ارائه خدمات یا محصولاتی مشغول می باشند، الزامی است. این نمونه فاکتورها مشتری را از قیمت و جزئیات محصول یا خدمت خریداری شده مطلع می‌ کند و به آن سندیت می دهد. در نتیجه صاحبان کسب و کارها بایستی در ابتدای شروع فعالیت خود، اقدام به طراحی و چاپ فاکتور برای مجموعه خود نمایند. برای درک بهتر موضوع، امکان دانلود نمونه فاکتور رسمی فروش پر شده، در این بخش فراهم شده است و افراد با دانلود و مطالعه این نمونه می توانند از مندرجات آن مطلع شوند.

 

علاوه بر داشتن جزئیات و قیمت محصول یا خدمت خریداری شده در دست مشتری، یکی دیگر از کاربردهای نمونه فاکتور رسمی برای مرجوع کردن کالا می باشد. به طوری که به دلایل گوناگون مثل اشتباه در انتخاب، اشکال در کالا و... مشتری قصد مرجوع کردن کالای خریداری شده را دارد. وجود فاکتور رسمی در اینجا بسیار کمک کننده است. 

دور زدن فاکتور رسمی

فاکتورها و صورتحساب های رسمی مورد تایید دارایی، مطابق قوانین، باید در مجموعه ها و شرکت ها تهیه و تنظیم شده و در عوض خرید کالا یا محصول به مشتریان ارائه شود. در این فاکتورهای رسمی موارد گوناگونی مانند قیمت کالای خریداری شده، جزئیات آن، میزان تخفیف و... ذکر شده است که مشتری می تواند در مواردی همچون پس فرستادن کالا، استفاده از گارانتی و... از آن ها استفاده کند.

امروزه به دلیل گستردگی نرم افزارهای حسابداری، صدور فاکتورهای رسمی به امری ساده بدل شده است، زیرا این نرم افزارها قابلیت صدور فاکتور فروشگاهی، فاکتور انبار، پیش فاکتور، فاکتور شخصی و... را دارا می باشند، اما یکی از مواردی که ممکن است در انجام این امر پیش بیاید، دور زدن فاکتور رسمی می باشد.

تخلفات مالی مانند فرار مالیاتی و یا دور زدن فاکتور رسمی در برخی شرکت ها مشاهده شده است. در صورتی که فاکتور رسمی متعلق به شرکتی باشد که بلک لیست مالیاتی است، شرکت مذکور مورد ممیزی و بازرسی دقیق مالیاتی قرار خواهد گرفت و چنانچه شخصی بخواهد فاکتورهای رسمی را دور بزند، محکوم به جرایم نقدی می گردد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه صدور فاکتور رسمی​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه صدور فاکتور رسمی پاسخ دهند.