تصویب صورت های مالی شرکت

مسئولیت تهیه صورتهای مالی شرکت

موسسان پس از ثبت شرکت اقدامات گوناگونی را انجام می دهند که یکی از مهم ترین آن ها، تنظیم صورت های مالی شرکت می باشد. در واقع دلیل اهمیت بسیار صورت های مالی برای اعضای هیئت مدیره این است که صورت های مالی اطلاعات خالص و دسته بندی شده را در مورد مسائل مالی در خود جای می دهند و دانستن این اطلاعات امری حیاتی برای شرکت ها است.

احتمالا این سوال برای بیشتر موسسان پیش آمده که مسئولیت تهیه صورتهای مالی​ شرکت با کیست؟ و تهیه صورت های مالی به عهده کیست؟ در پاسخ به این سوال متقاضیان باید بدانند مسئولیت تهیه و ارائه صورت های مالی شرکت مطابق با قانون تجارت تصویب صورتهای مالی بر عهده هیئت مدیره می باشد که معمولا این وظیفه به مدیر مالی شرکت محول می شود.

به طور کلی، صورت های مالی شرکت ها شامل بخش های گوناگونی از جمله ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و یادداشت های توضیحی می باشد. البته انجام دقیق این امر به همکاری بی نقص اعضای شرکت نیز بستگی دارد. به طور مثال؛ مسئولان بخش حسابداری شرکت باید به گونه ای فعالیت کنند و مدیریت شوند که نتیجه فعالیت آن ها، مطابقت کاملی با صورت مالی شرکت داشته باشد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

تصویب صورت های مالی شرکت در قانون تجارت

یکی از اقدامات مهم پس از ثبت شرکت، تعیین و تصویب صورت های مالی شرکت در قانون تجارت توسط اعضای هیئت مدیره می باشد. این موضوع اهمیت بالایی دارد، زیرا باعث شفافیت و وضوح در وضعیت مالی و اقتصادی شخصیت های حقوقی شرکت می شود.

قانون تجارت در خصوص تصویب صورت های مالی شرکت بیان می دارد که سالیانه باید بررسی های مالی در جنبه های مختلف شرکت صورت گیرد. همچنین در مورد واحد های فعال اقتصادی، این تصویب به صورت مصوبه و یا با تصمیم هیئت مصوب و یا بیانیه اراده انجام می‌ گیرد. این موضوع با توجه به ماده های موجود در قانون تجارت صورت می گیرد که در قسمت زیر بررسی شده است.

ماده 116 قانون تجارت بیان می دارد که تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان هر دوره مالی شرکت به منزله مفاصا حساب مدیران برای همان دوره مالی می ‌باشد و پس از‌ تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان دوره مالی که طی آن مدت مدیریت مدیران منقضی یا به هر نحو دیگری از آنان سلب سمت شده است؛ سهام‌ مورد وثیقه این گونه مدیران خود به خود از قید وثیقه آزاد خواهد شد.

مطابق با ماده 138 قانون تجارت، هیات مدیره موظف است بعد از انقضای سال مالی شرکت ظرف مهلتی که در اساسنامه شرکت پیش‌ بینی شده است؛ مجمع عمومی سالیانه را‌ برای تصویب عملیات سال مالی قبل و تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت دعوت نماید.

هر صاحب سهم می‌تواند از پانزده روز قبل از انعقاد مجمع عمومی در مرکز شرکت به صورت حساب‌ ها مراجعه کرده و از ترازنامه و‌ حساب سود و زیان و گزارش عملیات مدیران و گزارش بازرسان رونوشت بگیرد. علاوه بر این، هیات مدیره مکلف است هر سال یک بیستم از سود خالص شرکت را به عنوان اندوخته قانونی موضوع نماید. همین که اندوخته قانونی به یک دهم سرمایه شرکت رسید موضوع کردن آن اختیاری است و در صورتی که سرمایه شرکت افزایش یابد کسر یک بیستم مذکور ادامه خواهد یافت تا وقتی که اندوخته قانونی به یک دهم سرمایه بالغ گردد.

بر اساس ماده 232 قانون تجارت؛ هیات مدیره شرکت باید پس از انقضای سال مالی صورت دارایی و دیون شرکت را در پایان سال و هم چنین ترازنامه و حساب عملکرد‌و حساب سود و زیان شرکت را به ضمیمه گزارشی درباره فعالیت و وضع عمومی شرکت طی سال مالی مزبور تنظیم کند. اسناد مذکور در این ماده باید‌ حداقل بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان گذاشته شود.

مطابق با ماده 233 قانون تجارت؛ در تنظیم حساب عملکرد و حساب سود و زیان و ترازنامه شرکت باید همان شکل و روش‌ های ارزیابی که در سال مالی قبل از آن به کار‌ رفته است؛ رعایت شود، با وجود این در صورتی که تغییری در شکل و روش‌ های ارزیابی سال قبل از آن مورد نظر باشد، باید اسناد مذکور به هر دو شکل و‌ هر دو روش ارزیابی تنظیم گردد تا مجمع عمومی با ملاحظه آن ها و با توجه به گزارش هیات مدیره و بازرسان نسبت به تغییرات پیشنهادی تصمیم بگیرد.

در ترازنامه باید استهلاک اموال و اندوخته‌ های لازم در نظر گرفته شود، ولو آن که پس از وضع استهلاک و اندوخته‌ ها، سود قابل تقسیم‌ باقی نماند یا کافی نباشد. پایین آمدن ارزش دارایی ثابت خواه در نتیجه استعمال خواه بر اثر تغییرات فنی و خواه به علل دیگر باید در استهلاکات منظور گردد. برای جبران کاهش‌ احتمالی ارزش سایر اقلام دارایی و زیان‌ ها و هزینه‌ های احتمالی باید ذخیره لازم منظور گردد.

تجار این امتیاز را دارند که صورت های مالی خود را از طریق بیانیه اراده تایید کنند. برای این امر باید تمامی موارد گزارشات مالی آن ها همراه با تاریخ و امضا ارائه شود. در مورد شرکت های مسئولیت محدود، نیز این تصمیم با تاییدیه شرکا شرکت انجام می‌ شود و در شرکت های سهامی این تصمیم با تایید سهامداران شرکت و در قالب سند رسمی صورت گیرد.

شرایط تصویب صورت های مالی شرکت در مجمع

یکی از موضوعات اساسی در قانون تجارت و امر صورت های مالی، بررسی و شناخت شرایط تصویب صورت های مالی شرکت در مجمع می باشد. هیئت مدیره شرکت می بایست هر چه سریع تر برای تعیین تکلیف وضعیت شرکت خود در این امر اقدامات لازم را انجام دهد.

در واقع طبق قانون تجارت در مورد شرایط تصویب صورت های مالی، شرکت مذکور باید سالانه در پایان سال مالی خود برای بررسی و رسیدگی به موضوع صورت های مالی و همچنین حسابرسی سود و زیان سال مالی گذشته طبق گزارشات مدیران و بازرسان شرکت اقدام کند.

تصویب این صورت های مالی نیازمند تشکیل مجمع عمومی عادی طبق تاریخ تعیین شده در اساسنامه و مطالعه و بررسی گزارشات اعضای هیئت مدیره و بازرسان شرکت می باشد. برای این امر باید صورت جلسه ای تنظیم شده و در اداره ثبت شرکت ها ثبت گردد. در واقع، در ابتدا، لازم است بازرسان گزارشات را بررسی و مطالعه کنند تا در صورت مطابقت و درستی گزارشات تصویب صورت گیرد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

مدارک لازم برای تصویب صورت های مالی شرکت در مجمع

یکی از اقدامات حیاتی اعضای هیئت مدیره شرکت ها پس از ثبت آن، تصویب صورت های مالی برای شرکت می باشد که به بررسی و تعیین دقیق مسائل مالی و دارایی های شرکت کمک شایانی خواهد کرد. این صورت های مالی با توجه به اظهارات مدیران و موسسان تصویب می گردد.

در بخش قبلی شرایط تصویب صورت های مالی نظیر ترازنامه شرکت بررسی شد. با توجه به شرایط موجود در انجام این امر، مهم ترین شرط، قرائت گزارش بازرسان در جلسه مجمع عمومی سالیانه می باشد. یکی دیگر از مسائل حائز اهمیت در این امر، بررسی و شناخت کامل مدارک لازم برای تصویب صورت های مالی شرکت در مجمع می باشد. این مدارک عبارتند از :

مدارک هویتی شرکت شامل اساسنامه، اظهارنامه، آخرین تغییرات هیئت مدیره و آخرین تعیین سمت بازرسان

مدارک هویتی شرکا و سهامداران شامل شناسنامه، کارت ملی و...

لیست سهامداران و شرکای شرکت و تعیین میزان سهم هر یک از آن ها

وکالت نامه و یا برگ نمایندگی

اصل آگهی دعوت از اعضای مجمع عمومی

تنظیم صورت جلسه مربوطه و مهر و امضای آن توسط اعضای حاضر در جلسه

اگر تمامی سهامداران و شرکای تجاری شرکت در جلسه عمومی حضور داشته باشند، لزومی برای ارائه اصل آگهی دعوت از اعضای مجمع عمومی نیست، اما در صورتی که اکثریت اعضا حاضر باشند، ارائه اصل آگهی دعوت از اعضای مجمع عمومی در روزنامه شرکت الزامی است.

مراحل و نحوه تصویب صورت های مالی شرکت در مجمع

با توجه به شرایط تصویب صورت های مالی شرکت طبق قانون تجارت، اعضای هیئت مدیره موظفند در پایان سال مالی و پس از ارائه گزارشات دقیق از مسائل مالی و اقتصادی شرکت و قرائت آن توسط بازرسان، ظرف مدت معین شده در اساسنامه شرکت، مجمع عمومی سالیانه را برای تصویب مجدد ترازنامه شرکت دعوت کنند.

یکی از سوالات متقاضیان برای تصویب صورت های مالی شرکت، چگونگی مراحل و نحوه تصویب صورت های مالی شرکت در مجمع می باشد. طبق ماده 139 قانون تجارت، سهامداران و شرکای شرکت می‌ توانند از پانزده روز قبل از تشکیل مجمع عمومی با مراجعه به صورت حساب ها و گزارشات اعضای هیئت مدیره از ترازنامه و حسابرسی های شرکت رونوشت تهیه کنند. پس از دعوت از اعضا، در حین برگذاری مجمع عمومی، بازرسان گزارشات عملکرد شرکت را برای آن ها قرائت می کنند. این قرائت گزارش امری الزامیست و بدون وجود آن تصمیمات اخذ شده بی اعتبار و امکان تصویب ترازنامه شرکت و سایر صورت های مالی امکان پذیر نخواهد بود. 

پس از آن هیئت مدیره می بایست از دارایی ها و ترازنامه شرکت و همچنین عملکرد و سود و زیان شرکت گزارشی تهیه کرده و آن را در جلسه ارائه دهد. پس از ارائه این گزارش، ترازنامه به تصویب اعضای مجمع عمومی خواهد رسید و صورت جلسه تنظیم می گردد. چنانچه اعضای مجمع عمومی تصمیم به تصویب ترازنامه داشته باشند، می بایست یک نسخه از صورت جلسه مجمع برای سازمان ثبت شرکت ها ارسال گردد. ضمنا متقاضیان باید در نظر داشته باشند؛ حداقل افراد مورد نیاز برای تشکیل این مجمع، تعداد بیش از نیمی از سهامداران می باشد.

عدم تصویب صورتهای مالی در مجمع

یکی از مهم ترین و کلیدی ترین اقدامات اعضای هیئت مدیره شرکت ها پس از ثبت آن، تصویب صورت های مالی برای انواع شرکت می باشد که طبق مطالب بیان شده در قسمت های قبلی، در انجام این امر شرایط و مدارک خاصی دخیل هستند و چنانچه در این میان اختلالی ایجاد شود، تصویب به درستی انجام نمی‌ گیرد.

به طور کلی، عدم تصویب صورتهای مالی در مجمع می تواند دلایل گوناگون قانونی یا شخصی داشته باشد. ایجاد اختلال و مشکل در این امر کاملا طبیعی است، اما در هر صورت چنانچه در روند تصویب صورت های مالی شرکت اختلالی به وجود آمد باید به سرعت مرتفع گردد. توجه به این نکته ضروری است که تایید یا امضا نکردن عضو هیات‌ مدیره، به مفهوم سلب مسئولیت‌ حقوقی وی (در صورت کشف هرگونه تقلب و تحریف در صورت‌ های مالی) در مقابل اشخاص ثالث نیست.

دلایل عدم تصویب صورت های مالی در مجمع به طور مفصل در کتاب قانون تجارت مطرح شده است، اما یکی از مهم ترین این دلایل این است که بازرس خود جزو اعضای هیئت مدیره شرکت باشد و یا شخصی ورشکسته باشد. همچنین چنانچه بازرس مسئول پرونده خویشاوند و یا دوست هیئت مدیره باشد، این تصویب ممکن نیست. اگر مجمع عمومی عادی بدون دریافت گزارش قانونی بازرس به تصویب رسیده باشد؛ نیز این تصویب بی اعتبار است.

مسئولیت هیئت مدیره در قبال صورتهای مالی

پس از امر ثبت شرکت، تصویب صورت های مالی یکی از نکات مهمی است که هیئت مدیره موظف به انجام آن هستند، زیرا این امر یک گزارش و آمار دقیق و دسته بندی شده از روال مالی و سود و زیان ها و همچنین دارایی های شرکت به آن ها می دهد و داشتن این اطلاعات برابر با مدیریت دقیق و حرفه ای شرکت می باشد.

به طور کلی و طبق قانون تجارت، مسئولیت تهیه صورت های مالی طبق استاندارد های حسابرسی در شرکت ها با هیئت مدیره آن ها است؛ مثلا در شرکت های سهامی، مسئولیت هیئت مدیره در قبال صورتهای مالی تهیه اطلاعات مورد نیاز بر اساس استانداردها و ضوابط حسابرسی است.

این مسئولیت شامل طراحی، اعمال و حفظ کنترل های داخلی مرتبط با صورت های مالی شرکت است، به طوری که گزارشات کامل صادقانه و به دور از تقلب باشد. لازم است گزارشات مذکور، به طور کامل و واضح بیان شوند که همین امر، اهمیت تهیه صورت های مالی شرکت توسط هیئت مدیره را دو چندان می نماید.

نمونه صورتجلسه تصویب صورتهای مالی شرکت سهامی خاص

برای تصویب صورت های مالی شرکت، یکی از نکات ضروری و کلیدی آن، تهیه و تنظیم صورت جلسه مرتبط با موضوع می باشد. در صورتی که جلسه تصویب صورت های مالی شرکت برگزار شود، اعضای هیئت مدیره می بایست مشخصات شرکت از جمله نام و برند تجاری آن، شماره ثبت شرکت، شناسه ملی و در نهایت میزان سرمایه شخصیت حقوقی را، در صورت جلسه مذکور ذکر کنند. 

 علاوه بر تعیین موارد نامبرده شده در بخش قبلی، هیئت مدیره شرکت می بایست تاریخ و ساعت برگزاری جلسه مجمع عمومی که با حضور همه یا اکثریت سهامداران شرکت برگذار می شود و همچنین محل برگذاری جلسه را در صورتجلسه مربوطه قید کنند. 

یکی از بهترین روش های تنظیم و ایجاد صورت جلسه تصویب صورت های مالی شرکت، بررسی نمونه های آماده و الگو برداری از آن ها می باشد. ضمنا متقاضیان در نظر داشته باشند صورت جلسه مذکور با توجه به شرایط شرکت تهیه و تنظیم می گردد. برای بررسی دقیق تر این صورت جلسه، یک نمونه صورت جلسه تصویب صورتهای مالی شرکت سهامی خاص که مربوط به تنظیم و تصویب ترازنامه شرکت می باشد؛ در جدول زیر آورده شده است.

 

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تصویب صورت های مالی شرکت​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون نحوه تصویب صورت های مالی شرکت پاسخ دهند.