دفتر معین چیست

مفهوم دفتر معین چیست

یکی از دفاتری که برای ذخیره اطلاعات ترازنامه شرکت و صورت سود و زیان استفاده می شود، دفتر معین می باشد. داده های دفتر معین به صورت خلاصه در دفتر کل نوشته می شود. در پاسخ به این سوال که مفهوم دفتر معین چیست؛ می توان پاسخ داد که در واقع دفتر معین یک دفتر حسابداری محسوب می شود که اطلاعات حسابداری به صورت غیر رسمی در آن ثبت می شود. به منظور مرتب سازی و نگهداری و سازماندهی معاملات یک مجموعه از این دفتر استفاده می شود.

حساب ها و اسناد دریافتی، دریافت پول نقد، حساب های قابل پرداخت، پیش پرداخت ها، هزینه های تعهد شده، مبالغ سپرده شده نزد سازمان، موجودی کالا و محصولات، ذخایر، سفارشات و اقلام در راه، سرمایه گذاری ها، حساب استهلاک، حساب مالیات و... از جمله ورودی های دفتر معین می باشد. برخلاف دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه که مطابق ماده 6 قانون تجارت نگهداری آن ها برای تجار الزامی می باشد، تنظیم و نگهداری دفتر معین الزامی نیست و شرکت ها و سازمان ها به صورت اختیاری و برای رفع نیاز خود از آن استفاده می کنند.

با ثبت صورت های مالی شرکت به صورت روزانه در دفتر معین، مدیران شرکت می توانند عملکرد شرکت را مورد ارزیابی قرار دهند. در واقع مدیران می توانند با مراجعه به دفتر معین، نقاط قوت و ضعف عملکرد ماهیانه، علل افزایش و کاهش هزینه ها و سایر اطلاعات مالی شرکت را به دقت بررسی نمایند. از دیگر مزایای دفتر معین می توان به سهولت در پیگیری رویداد های مالی اشاره کرد. از آنجا که در دفتر کل، اطلاعات حساب های مالی به صورت کلی به ثبت می رسد، برای مشاهده جزئیات حساب های مالی شرکت می توان از دفتر معین استفاده کرد. دفتر معین بانک، دفتر معین بدهکاران، دفتر معین اموال و دفتر معین بستانکاران از مهمترین و رایج ترین دفاتر معین می باشد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

بدهکار و بستانکار در دفتر معین

پس از شناخت دفتر معین در قسمت پیشین مقاله، اکنون در این قسمت از مقاله مفهوم بدهکار و بستانکار در دفتر معین مورد بحث قرار می گیرد. بدهکار و بستانکار از جمله اصلاحات پر کاربرد علم حسابداری محسوب می شود. به ییان ساده، بدهکار به شخصی گفته می شود که باید وجه، کالا یا خدمتی را به شخص دیگری بدهد و بستانکار به شخصی گفته می شود که باید وجه، کالا یا خدمتی از سوی دیگر به او داده شود.

در علم حسابداری دو طرفه، هر رویداد مالی هم زمان در دو حساب بدهکار و بستانکار ثبت می شوند. همانطور که بیان شد، در دفتر معین، تمام جزئیات رویداد های مالی شرکت یا مجموعه به ثبت می رسد. ثبت جزئیات در این دفتر باعث می شود، بتوان بررسی کرد که دقیقا شرکت یا سازمان تا چه میزان بدهکار و تا چه میزان بستانکار می باشد.

در دفتر معین، بدهکاری به پولی گفته می شود که که سازمان یا شرکت باید به دیگران پرداخت کند و بستانکاری به پولی گفته می شود که سازمان یا شرکت حق دارد از دیگران دریافت نماید. همچنین به تفاوت بدهی و بستانکار، مانده گفته می شود. بدهکاران و یستانکاران می توانند به صورت تجاری یا غیر تجاری، بدهکار یا بستانکار باشند.

بدهکاران تجاری، مشتریانی هستند که بابت معاملات تجاری و به صورت اعتباری بدهکار می باشند، اما بدهکاران غیر تجاری، افرادی هستند که طرف معامله تجاری نبوده اند و بابت مبلغ قرض، وام و... بدهکار محسوب می شوند. در مقابل بستانکاران تجاری، فروشنده هایی هستند که در معاملات تجاری به صورت اعتباری فعالیت می کنند و طلبکار محسوب می شوند و بستانکاران غیر تجاری، افرادی هستند که معامله تجاری با طرف مقابل نداشته اند و بابت مبلغ قرض و وام و... طلبکار محسوب می شوند.

فرق دفتر کل و معین

هر واحد تجاری وظیفه دارد از دفتر کل شرکت استفاده نماید. تمام حساب های دارایی، بدهی و حساب های حقوق مالکانه در دفتر کل درج می شود. لازم است تمامی معاملات واحد تجاری حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه خارج و در دفتر کل به ثبت برسد. سوالی که در این قسمت مطرح می شود این است که فرق دفتر کل و معین چیست که در ادامه مقاله، فرق دفتر کل و معین مورد بررسی قرار می گیرد.

ماده 6 قانون تجارت نگهداری دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه را برای تجار الزامی دانسته است و مطابق ماده 13 این قانون، تاجر باید تمام این دفاتر را از ختم هر سال مالی لااقل تا ده سال نگه دارد، اما همانطور که بیان شد؛ نگارش و نگهداری دفتر معین برای تجار الزامی نیست و تجار و سایر سازمان ها به اختیار و برای رفع نیاز خود می توانند این دفتر را مورد استفاده قرار دهند.

در دفتر کل، میزان و تاریخ هر معامله بر اساس نوع آن نوشته می شود، اما در  نمونه پر شده دفتر معین این اطلاعات در حساب های خاصی دسته بندی می شود و این دسته بندی باعث می شود بتوان میزان پول نقد، حساب های قابل پرداخت، پیش پرداخت ها، هزینه های تعهد شده، مبالغ سپرده شده نزد سازمان، موجودی کالا و محصولات و سایر رویداد های مالی شرکت را به طور دقیق مورد رسیدگی قرار داد. در واقع مندرجات دفتر معین، به طور خلاصه و بر اساس نوع معامله در دفتر کل وارد می شود. لازم به ذکر است جمع مانده حساب در دفتر معین با جمع مانده حساب در دفتر کل باید یکسان باشد.

تمام جزئیات مانند نام طلبکاران و بستانکاران در  نمونه پر شده دفتر معین نوشته می شود، اما در دفتر کل، سرفصل های حسابداری مانند جمع بدهکاران و بستانکاران درج می شود. از دیگر تفاوت های دفتر کل با دفتر معین می توان به این موضوع اشاره کرد که به منظور بررسی اظهارنامه، دفتر کل می بایست در اختیار اداره دارایی قرار گیرد، اما لازم نیست دفتر معین را به اداره دارایی تحویل داد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

نحوه نوشتن و تحریر دفتر معین

پس از شناخت دفتر معین و بررسی بدهکاری و بستانکاری در آن و همچنین بررسی فرق دفتر کل و معین، سوالی که برای بسیاری از افراد در این قسمت مطرح می شود این است که نحوه نوشتن و تحریر دفتر معین در انواع شرکت ها به چه صورت است؟ لذا در این قسمت از مقاله، درباره نحوه نوشتن و تحریر دفتر معین بحث می شود.

نحوه نگارش دفتر معین تقریبا مشابه با نگارش دفتر کل می باشد. به منظور نوشتن دفتر معین، برای هر حساب می بایست یک صفحه در دفتر معین تشکیل شود. حساب های دریافتی دفتر معین از 3 ستون تشکیل می شود که شامل ستون مربوط به بدهکار، ستون مربوط به بستانکار و ستون مربوط مانده ها می شود. علاوه بر ثبت حساب های دریافتی، حساب های دریافتنی نیز در دفتر معین به ثبت می رسد. حساب های پرداختنی در دفتر معین، دارای بستانکار می باشد.

برای هر حسابی که در دفتر کل درج شده است، باید یک صفحه در دفتر معین اختصاص داده شود. همچنین می توان به منظور درج تاریخ و سایر توضیحات لازم، در انتها ستونی ایجاد کرد. بهترین نحوه تنظیم دفتر معین، تنظیم به صورتی است که جزئیات رویداد های مالی را به طور کامل و دقیق نشان دهد به نحوی که با مشاهده آن بتوان به طور دقیق میزان بدهکاری، بستانکاری و سایر صورت های مالی شرکت را متوجه شد.

هزینه و قیمت دفتر معین در حسابداری

همانطور که بیان شد، با ثبت صورت های مالی شرکت به صورت روزانه در دفتر معین، مدیران شرکت می توانند عملکرد شرکت را مورد ارزیابی قرار دهند. در واقع مدیران می توانند با مراجعه به دفتر معین، نقاط قوت و ضعف عملکرد ماهیانه، علل افزایش و کاهش هزینه ها و سایر اطلاعات مالی شرکت را به دقت بررسی نمایند.

دفتر معین در بسیاری از فروشگاه ها موجود و قابل خرید می باشد، اما هزینه و قیمت دفتر معین در حسابداری چقدر است؟ هزینه و قیمت دفتر معین به عوامل مختلفی بستگی دارد که شامل نوع و جنس جلد، سایز دفتر، جنس کاغذ، تعداد صفحات، برند، نوع صحافی و... می شود. دفتر معین در سایز های مختلف موجود و قابل خرید می باشد.

از دفتر معین به عنوان ستون فقرات سیستم مالی شرکت یاد می شود. این دفتر دارای ستون های مختلفی است که هر کدام از این ستون ها مرتبط با بدهکار، بستانکار، شرح، تاریخ، نام حساب، مانده بدهکار و بستانکار و.... می باشد. شرکت ها می توانند با توجه به نیاز خود اقدام به پر کردن هریک از این ستون ها می نمایند.

نمونه پر شده دفتر معین در حسابداری pdf

پس از شناخت دفتر معین در قسمت های پیشین مقاله، مطالعه بدهکاری و بستانکار در این دفتر و آشنایی با تفاوت های دفتر کل و دفتر معین و همچنین نحوه تحریر، نگارش و هزینه و قیمت دفتر معین، اکنون در این قسمت از مقاله نمونه پر شده دفتر معین در حسابداری pdf ارائه می شود.

 

همانگونه که در نمونه بالا مشاهده می شود؛ دفتر معین از ستون های مختلفی تشکیل شده است. تاریخ، شماره، شرح، ردیف، بدهکار، بستانکار، مانده، تاریخ رسید و... از جمله مواردی است که در ستون های دفتر معین آورده شده و مدیران و حسابداران بسته به نیاز خود می توانند هرکدام از این ستون ها را پر نمایند. همانطور که بیان شد دفتر معین، از مشهور ترین دفاتر قانونی کمکی غیر رسمی محسوب می شود. در واقع این دفتر جزو دفاتری است که الزامی برای تهیه و نگهداری آن وجود ندارد و بسیاری از سازمان ها و شرکت ها به منظور سهولت در حسابداری، این دفتر را مورد استفاده قرار می دهند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تحریر دفتر معین​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون نحوه تحریر دفتر معین پاسخ دهند.