دفتر اندیکاتور

دفتر اندیکاتور چیست

اصولا ارسال و دریافت نامه ها در سازمان ها و ادارات زیاد می باشد و این موضوع باعث می شود تفکیک، شناسایی و پیگیری آن ها با مشکل مواجه شود. از همین رو در طول سال های 1280 تا 1309 خورشیدی طرحی در راستای اصلاح نظام بایگانی ایران توسط هیئتی فرانسوی و بلژیکی ارائه و اجرا شد که بر اساس این طرح، ادارات دولتی در ایران موظف شدند از دفاتر اندیکاتور و اندکس استفاده نمایند. امروزه دفتر اندیکاتور در بسیاری از سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی استفاده می شود.

اما دفتر اندیکاتور چیست؟ دفتری که در آن کلیه مکاتبات یک سازمان، خلاصه نامه های فرستاده شده و رسید در آن ثبت می شود؛ دفتر اندیکاتور یا نامه نما نام دارد. این دفاتر به منظور سهولت در تفکیک، شناسایی و پیگیری نامه های سازمان استفاده می شود. نامه ها و مکاتبات ثبت شده در دفتر اندیکاتور شامل نامه های درون سازمانی، برون سازمانی و ارجاعی می باشد. این دفاتر اصولا در ادارات و سازمان ها، شرکت ها، مدارس، دانشگاه ها، کارخانه ها و مراکز حقوقی مورد استفاده قرار می گیرند.

پس از دریافت نامه از سازمان مربوطه و تعیین ارجاع نامه، نامه ها به اندیکاتور نویس تحویل داده می شود و اندیکاتور نویس، شماره، تاریخ و خلاصه نامه های وارده و صادره را به ثبت می رساند. دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه نوعی از دفتر اندیکاتور می باشد که ورود یا عدم ورود نامه وارده شماره‌ دار به سازمان را ثبت می‌ کند و از این طریق کمک می‌کند تا شماره اندیکاتور نامه‌ ها راحت‌ تر پیدا شوند.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

آموزش ثبت نامه و نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور

از آنجا که هنوز بسیاری از ادارات و سازمان ها نامه های خود را به صورت سنتی در دفتر اندیکاتور به ثبت می رسانند، پس از شناخت دفتر اندیکاتور در قسمت پیشین مقاله، اکنون در این قسمت از مقاله، آموزش ثبت نامه و نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور در انواع شرکت ها مورد بررسی قرار می گیرد. 

به منظور ثبت نامه در دفتر اندیکاتور، ابتدا؛ باید مفهوم نامه های وارده و صادره و همچنین نامه های داخلی را شناخت و سپس با آموزش ثبت نامه و نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور آشنا شد. نامه های وارده نامه هایی هستند که از طریق ایمیل، فکس و... وارد سازمان می شوند و نامه های صادره به نامه هایی اطلاق می شود که به روش های مختلف مانند ایمیل، فکس و... از یک سازمان خارج می شوند. همچنین نامه های داخلی به نامه هایی گفته می شود که پرسنل یک سازمان با یکدیگر رد و بدل می کنند که موضوع این نامه ها می تواند درخواست مرخصی و... باشد.

آموزش ثبت نامه های وارده در دفتر اندیکاتور به این صورت است که ابتدا؛ باید کلیه نامه های وارده به یک سازمان به مسئول دبیر خانه تحویل داده شود. مسئول دبیرخانه پس از بررسی نامه، یک رسید به آورنده نامه تسلیم می کند. لازم به ذکر است به نامه هایی که از طریق پست ارسال می شوند؛ رسید نامه داده نمی شود. پس از ارائه رسید و بررسی نامه، مسئول دبیرخانه اقدام به زدن مهر و ورود نامه به دبیرخانه و ثبت در دفتر اندیکاتور می نماید. تاریخ ورود، شماره و تاریخ نامه وارده، موضوع نامه، فرستنده و گیرنده نامه و ذکر پیوست در صورت وجود پیوست باید در دفتر اندیکاتور به ثبت برسد. 

آموزش ثبت نامه های صادره در دفتر اندیکاتور نیز به این صورت است که در زمان صدور یک نامه در سازمان، ابتدا می بایست پیش نویس آن نامه توسط کارشناس مربوطه تهیه شود. در صورتی که پیش نویس به اصلاح نیاز نداشته باشد؛ تایید نهایی صورت می گیرد. نامه تایید شده توسط دبیرخانه سازمان در دفتر اندیکاتور ثبت می شود و اصل نامه به سازمان مور نظر ارسال می شود.

نمونه پر شده دفتر اندیکاتور

پس از شناخت دفتر اندیکاتور و آموزش ثبت نامه و نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور در قسمت های پیشین مقاله، در این قسمت از مقاله نمونه پر شده دفتر اندیکاتور ارائه می شود. دفتر اندیکاتور یا نامه نما بسته به نیاز سازمان دارای قسمت های متعددی می باشد. هر کدام از این صفحات به چندین ستون تقسیم می شود که در هرکدام از این ستون ها قسمتی از اطلاعات نامه ها وارد می شود. توجه به این نکته ضروری است که این دفتر، با دفتر کپیه شرکت متفاوت است.

بخش های دفتر اندیکاتور در رابطه با نامه های وارده عبارت اند از: شماره و ردیف، ذکر شماره‌ های گذشته، تاریخ، صاحبان نامه‌ ها، شرح نامه‌ های رسیده، پیوست، ارجاع، شماره و تاریخ نامه‌ های رسیده، موضوع و همچنین قسمت های مختلف دفتر اندیکاتور در رابطه با نامه های صادره عبارت اند از: ستون شماره پرونده، عنوان نامه‌ ها، شرح نامه‌ های فرستاده، گیرنده نامه، پیوست، تاریخ نامه‌ های فرستاده.

تصویر بالا نمونه پر شده دفتر اندیکاتور می باشد. لازم به ذکر است تمام اطلاعات پر اهمیت نامه ها و مکاتبات می بایست در دفتر اندیکاتور یا نامه نما به ثبت برسد تا در صورت نیاز به پیگیری، این پیگیری به راحتی صورت گیرد. شماره ثبت اندیکاتور، تاریخ ثبت، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه وارده از جمله اطلاعاتی است که ورود آن در دفتر اندیکاتور ضروری است.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

شماره نامه در دفتر اندیکاتور

همانطور که در قسمت های پیشین مقاله بیان شد؛ به دفتری که در آن کلیه مکاتبات یک سازمان، خلاصه نامه های فرستاده شده و رسید در آن ثبت می شود دفتر اندیکاتور یا نامه نما گفته می شود. در گوشه ای از نامه (اصولا سمت چپ بالای سربرگ) شماره ای به نام شماره اندیکاتور نوشته می شود.

شماره نامه در دفتر اندیکاتور همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان بایگانی کننده یا ارسال کننده می باشد. در واقع شماره نامه هویت یک نامه است. یکی از ویژگی هایی که نامه های اداری را از نامه های عادی متمایز می کند؛ شماره نامه یا شماره ثبت یک نامه می باشد.

در بیان فواید شماره نامه می توان به امکان ارجاع به شماره نامه در مکاتبات اداری، سهولت در پیدا کردن نامه ها، پیدا کردن نامه ها بر اساس شماره ثبت آن ها، دسته بندی آسان و امکان جست و جو نامه در سیستم های بایگانی اشاره کرد. شماره اندیکاتور در گوشه ای از نامه نوشته می شود که تا بعدا قابل پیگیری باشد. شماره اندیکاتور به صورت سریالی است و در ابتدای هر سال از یک شروع شده و یکی یکی بالا می رود.

نحوه شماره گذاری در نامه های اداری به دو طریق کلی انجام می شود که شامل شماره گذاری نامه اداری با فرمول و شماره گذاری نامه اداری بدون فرمول است. در شماره گذاری با فرمول از ترکیب پارامتر های مختلف استفاده می شود. این پارامتر ها می تواند تاریخ نامه، صادرکننده نامه و... باشد. در شماره گذاری با فرمول از یک ترکیب ثابت به عنوان یک فرمول استفاده می شود که این فرمول برای دبیرخانه و راهبران و در سیستم بایگانی سنتی برای متصدی بایگانی و ثبت مکاتبات تعریف می شود، اما در شماره گذاری نامه اداری بدون فرمول روش و قاعده خاصی برای شماره گذاری وجود ندارد. روش شماره گذاری بدون فرمول اصولا در مکاتبات داخلی استفاده می شود.

هزینه و قیمت خرید دفتر اندیکاتور

پس از شناخت دفتر اندیکاتور و آموزش ثبت نامه در آن و همچنین ارائه نمونه پر شده دفتر اندیکاتور و بررسی شماره نامه این دفتر، اکنون در این قسمت از مقاله هزینه و قیمت خرید دفتر اندیکاتور بررسی می شود. همانطور که بیان شد؛ دفتر اندیکاتور یا نامه نما بسته به نیاز سازمان دارای قسمت های متعددی می باشد. هر کدام از این صفحات به چندین ستون تقسیم می شود که در هر کدام از این ستون ها قسمتی از اطلاعات نامه ها وارد می شود.

دفتر اندیکاتور در بسیاری از فروشگاه ها موجود و قابل خرید می باشد. هزینه و قیمت خرید این دفتر به عوامل مختلفی از جمله نوع صحافی، نوع جلد، جنس جلد، تعداد صفحات، نوع کاغذ، نوع صحافی، برند و... بستگی دارد. همچنین این دفتر در سایز های متفاوت موجود می باشد. دفتر اندیکاتور بزرگ دارای ستون هایی از قبیل شماره ردیف، تاریخ، صاحبان نامه ها، شرح نامه های رسیده، شماره و تاریخ نامه های رسیده، پیوست، عنوان نامه، کلاسمان، شرح نامه های فرستاده، تاریخ نامه های فرستاده می باشد که می توان این ستون ها را مطابق نیاز پر کرد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور پاسخ دهند.