فرم صورتجلسه شرکت

انواع فرم صورتجلسه شرکت

پس از ختم جلسه، مکتوبی از جلسه تهیه می شود که اطلاعات راجع به جلسه از جمله زمان و مکان جلسه، تصمیماتی که در جلسه اتخاذ شده است، مشخصات حاضرین در جلسه و... در آن نوشته می شود. به این مکتوب، صورت جلسه گفته می شود. به عبارت دیگر، صورت جلسه، گزارشی از اطلاعات و تصمیمات جلسه برگزار شده می باشد. 

شرکت ها برای ایجاد تغییرات نیاز به تشکیل جلسه و تنظیم صورت جلسه معمولی دارند که باید در چارچوب معین و طبق ضوابط خاصی نوشته شود. لذا در ادامه این مقاله به بررسی انواع فرم صورتجلسه شرکت پرداخته می شود. صورت جلسه انواع مختلفی دارد که عبارت است از: 1- صورت جلسه هیئیت مدیره 2- صورت جلسه مجمع عمومی موسس 3- صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه 4- صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده 5- صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده 6- صورت جلسه اداری.

صورت جلسه هیئت مدیره: جلسات هیات مدیره با حضور بیش از نیمی از اعضای هیات مدیره رسمیت پیدا می کند. هنگامی که هیئت مدیره اقدام به تشکیل جلسه می نمایند، باید از این جلسه صورت جلسه ای تنظیم شود که در آن مشخصات شرکت، دستور جلسه، تاریخ و ساعت و محل برگزاری جلسه، مدیران حاضر و غایب و خلاصه ای از مصوبات مطروحه نوشته شود. در صورتی که هر یک از مدیران با تمام یا برخی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشند، مخالفت آن ها باید در صورتجلسه قید شود. در نهایت می بایست این صورت جلسه به امضا اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد، مگر در اساسنامه، اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.

صورت جلسه مجمع عمومی موسس: مجمع عمومی موسس از اجتماع موسسین و سهامداران (شرکا) اولیه شرکت تشکیل می شود. تصویب یا اصلاح طرح اساسنامه، انتخاب اولین مدیران و بازرسان، انتخاب روزنامه رسمی جهت اطلاع رسانی از جمله اختیارات این مجمع می باشد. در پایان جلسه مجمع عمومی موسس باید صورت جلسه ای تنظیم و تمام اطلاعات و مصوبات جلسه در آن درج شود.

صورت جلسه مجمع عمومی سالیانه: به گرد همایی مدیران و سهامداران (شرکا) با هدف بررسی وضعیت انواع شرکت ها و اتخاذ تصمیاتی در شرکت، مجمع عمومی سالیانه یا مجمع عمومی عادی گفته می شود. همانطور که از نام این مجمع پیداست، تشکیل مجمع عمومی سالیانه سالی یک بار مطابق اساسنامه الزامی می باشد. در این مجمع، تصمیماتی از قبیل انتخاب مدیران و بازرسان، تعیین روزنامه کثیرالانتشار، تصویب صورت مالی و میزان سود تقسیمی میان شرکا و سهامداران اتخاذ می شود. در انتهای این جلسه می بایست صورت جلسه ای از تمام اطلاعات و تصمیمات جلسه نوشته شود.

صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده: در صورتی که شرکت نیاز به تغییراتی در اساسنامه، افزایش و کاهش سرمایه، انحلال شرکت قبل از موعد داشته باشد؛ اقدام به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده می نماید. از این جلسه نیز باید صورت جلسه ای تنظیم شود که در آن مشخصات شرکت، تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه، دستور جلسه، اعضای شرکت کننده، تصمیمات جلسه و... نوشته شود.

صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده: مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده همان مجمع عمومی عادی است که زمان برگزاری آن متفاوت از مجمع عمومی عادی است. صلاحیت این مجمع نیز همانند مجمع عمومی عادی می باشد. صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده تابع قواعد مجمع عمومی عادی است.

صورت جلسه اداری: صورت جلسه اداری دارای انواع مختلفی است که شامل صورت جلسه تحویل کارگاه، صورت جلسه ورود مصالح به کارگاه، صورت جلسه موقت احجام عملیات اجرایی، صورت جلسه متره قطعی احجام عملیات اجرایی، صورت جلسه هماهنگی ارکان پروژه، صورت جلسه مصالح پای کار، صورت جلسه خدمات متقابل با دیگر پیمانکاران مستقر در سایت، صورت جلسه خسارات وارده به پروژه ناشی از بروز حوادث، و صورت جلسه توقف بخشی از عملیات اجرایی ناشی از کشف اشیای عتیقه، صورت جلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما و.... می شود.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

نحوه نوشتن نمونه متن شروع و تنظیم صورت جلسه معمولی

هنگامی که جلسه برگزار می شود، منشی یا دبیر جلسه موظف به تنظیم صورت جلسه می باشد. به کمک صورت جلسه می توان متوجه شد چه کسانی در جلسه حضور داشتند و چگونه و درباره چه مسائلی تصمیم گیری کرده اند؛ همچنین با وجود صورت جلسه، افرادی که در جلسه حضور نداشتند، نیز می توانند از اطلاعات و تصمیمات مربوط به جلسه آگاه شوند.

نحوه نگارش صورت جلسه تغییرات شرکت، نظیر ادغام شرکت ها بسیار حائز اهمیت است و می بایست اصول و قواعد نگارش آن رعایت شود. از همین رو در ادامه مقاله به نحوه نوشتن نمونه متن شروع و تنظیم صورت جلسه معمولی​​ پرداخته می شود. در قسمت ابتدایی صورت جلسه اصولا نام، شماره ثبت و شناسه ملی شرکت، تاریخ، ساعت و مکان برگزاری جلسه درج می شود که این موارد یکی از متداول ترین قسمت های صورت جلسه می باشند.

یکی دیگر از قسمت های رایج صورت جلسات شرکت ها، مشخصات حاضران در جلسه است، اما الزامی برای نوشتن نام و مشخصات غایبان جلسه وجود ندارد. اصلی ترین قسمت صورت جلسه، نوشتن تصمیمات و مصوباتی است که در جلسه گرفته می شود. در نهایت این صورت جلسه می بایست به امضا حاضرین در جلسه برسد.

درج کلیه اطلاعات فوق، برای ثبت صورت جلسه اداری شرکت در سازمان ثبت شرکت ها و تایید تغییرات از جانب آن ها، امری الزامی می باشد. در صورت فقدان یکی از موارد مذکور و یا ناقص نگارش شدن آن، کارشناس اداره ثبت، صورت جلسه تنظیمی را فاقد اعتبار تلقی نموده و آن را تایید نخواهد نمود. ذکر این نکته حائز اهمیت است که ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت در اداره ثبت شرکت ها الزامی بوده و گرنه کلیه تغییرات اتخاذ شده، فاقد اثر حقوقی خواهد بود.

همچنین، صورت جلسه اداری اصولی و مناسب صورت جلسه ای است که نه تنها قالب مناسبی داشته باشد بلکه مختصر و مفید نوشته شود. همچنین صورت جلسه باید به موقع نوشته شود و نباید نگارش آن را به تعویق انداخت. در نهایت بهتر است صورت جلسه از طریق راه های ارتباطی مختلف، به راحتی در دسترس افراد قرار گیرد و به پیوست کردن صورت جلسه به ایمیل اکتفا نشود.

دانلود رایگان چند نمونه فرم خام صورتجلسه آماده word

همانطور که در قسمت های پیشین مقاله گفته شد، صورت جلسه معمولی، گزارشی از اطلاعات و تصمیمات جلسه برگزار شده می باشد که صورت جلسه تغییرات باید در سامانه ثبت شرکتها به ثبت برسد. پس از بررسی انواع فرم صورت جلسه شرکت و متن شروع و نحوه نوشتن فرم صورت جلسه داخلی شرکت، در این قسمت امکان دانلود رایگان چند نمونه فرم خام صورتجلسه آماده word فراهم می شود. افراد می توانند با دانلود رایگان این نمونه از محتوای آن اطلاع یابند.

 

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه نوشتن فرم صورتجلسه شرکت​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون نحوه نوشتن فرم صورتجلسه شرکت پاسخ دهند.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید