فرم صورتجلسه شرکت

انواع فرم صورتجلسه شرکت

پس از ختم جلسه، مکتوبی از جلسه تهیه می شود که اطلاعات راجع به جلسه از جمله زمان و مکان جلسه، تصمیماتی که در جلسه اتخاذ شده است، مشخصات حاضرین در جلسه و... در آن نوشته می شود. به این مکتوب، صورت جلسه گفته می شود. به عبارت دیگر، صورت جلسه، گزارشی از اطلاعات و تصمیمات جلسه برگزار شده می باشد. 

شرکت ها برای ایجاد تغییرات نیاز به تشکیل جلسه و تنظیم صورت جلسه معمولی دارند که باید در چارچوب معین و طبق ضوابط خاصی نوشته شود. لذا در ادامه این مقاله به بررسی انواع فرم صورتجلسه شرکت پرداخته می شود. صورت جلسه انواع مختلفی دارد که عبارت است از: 1- صورت جلسه هیئیت مدیره 2- صورت جلسه مجمع عمومی موسس 3- صورت جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه 4- صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده 5- صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده 6- صورت جلسه اداری.

صورت جلسه هیئت مدیره: جلسات هیات مدیره با حضور بیش از نیمی از اعضای هیات مدیره رسمیت پیدا می کند. هنگامی که هیئت مدیره اقدام به تشکیل جلسه می نمایند، باید از این جلسه صورت جلسه ای تنظیم شود که در آن مشخصات شرکت، دستور جلسه، تاریخ و ساعت و محل برگزاری جلسه، مدیران حاضر و غایب و خلاصه ای از مصوبات مطروحه نوشته شود. در صورتی که هر یک از مدیران با تمام یا برخی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشند، مخالفت آن ها باید در صورتجلسه قید شود. در نهایت می بایست این صورت جلسه به امضا اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد، مگر در اساسنامه، اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.

صورت جلسه مجمع عمومی موسس: مجمع عمومی موسس از اجتماع موسسین و سهامداران (شرکا) اولیه شرکت تشکیل می شود. تصویب یا اصلاح طرح اساسنامه، انتخاب اولین مدیران و بازرسان، انتخاب روزنامه رسمی جهت اطلاع رسانی از جمله اختیارات این مجمع می باشد. در پایان جلسه مجمع عمومی موسس باید صورت جلسه ای تنظیم و تمام اطلاعات و مصوبات جلسه در آن درج شود.

صورت جلسه مجمع عمومی سالیانه: به گرد همایی مدیران و سهامداران (شرکا) با هدف بررسی وضعیت انواع شرکت ها و اتخاذ تصمیاتی در شرکت، مجمع عمومی سالیانه یا مجمع عمومی عادی گفته می شود. همانطور که از نام این مجمع پیداست، تشکیل مجمع عمومی سالیانه سالی یک بار مطابق اساسنامه الزامی می باشد. در این مجمع، تصمیماتی از قبیل انتخاب مدیران و بازرسان، تعیین روزنامه کثیرالانتشار، تصویب صورت مالی و میزان سود تقسیمی میان شرکا و سهامداران اتخاذ می شود. در انتهای این جلسه می بایست صورت جلسه ای از تمام اطلاعات و تصمیمات جلسه نوشته شود.

صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده: در صورتی که شرکت نیاز به تغییراتی در اساسنامه، افزایش و کاهش سرمایه، انحلال شرکت قبل از موعد داشته باشد؛ اقدام به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده می نماید. از این جلسه نیز باید صورت جلسه ای تنظیم شود که در آن مشخصات شرکت، تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه، دستور جلسه، اعضای شرکت کننده، تصمیمات جلسه و... نوشته شود.

صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده: مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده همان مجمع عمومی عادی است که زمان برگزاری آن متفاوت از مجمع عمومی عادی است. صلاحیت این مجمع نیز همانند مجمع عمومی عادی می باشد. صورت جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده تابع قواعد مجمع عمومی عادی است.

صورت جلسه اداری: نمونه صورت جلسه اداری دارای انواع مختلفی است که شامل صورت جلسه تحویل کارگاه، صورت جلسه ورود مصالح به کارگاه، صورت جلسه موقت احجام عملیات اجرایی، صورت جلسه متره قطعی احجام عملیات اجرایی، صورت جلسه هماهنگی ارکان پروژه، صورت جلسه مصالح پای کار، صورت جلسه خدمات متقابل با دیگر پیمانکاران مستقر در سایت، صورت جلسه خسارات وارده به پروژه ناشی از بروز حوادث، و صورت جلسه توقف بخشی از عملیات اجرایی ناشی از کشف اشیای عتیقه، صورت جلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما و.... می شود.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

نحوه نوشتن نمونه متن شروع و تنظیم صورت جلسه معمولی

هنگامی که جلسه برگزار می شود، منشی یا دبیر جلسه موظف به تنظیم نمونه صورتجلسه معمولی​ می باشد. به کمک نمونه صورتجلسه معمولی می توان متوجه شد چه کسانی در جلسه حضور داشتند و چگونه و درباره چه مسائلی تصمیم گیری کرده اند؛ همچنین با وجود صورت جلسه، افرادی که در جلسه حضور نداشتند، نیز می توانند از اطلاعات و تصمیمات مربوط به جلسه آگاه شوند.

نحوه نگارش نمونه صورت جلسه تغییرات شرکت، نظیر ادغام شرکت ها بسیار حائز اهمیت است و می بایست اصول و قواعد نگارش آن رعایت شود. از همین رو در ادامه مقاله به نحوه نوشتن نمونه متن شروع و تنظیم صورت جلسه معمولی​​ پرداخته می شود. برای متن شروع صورتجلسه، در قسمت ابتدایی صورت جلسه اصولا نام، شماره ثبت و شناسه ملی شرکت، تاریخ، ساعت و مکان برگزاری جلسه درج می شود که این موارد یکی از متداول ترین قسمت های صورت جلسه می باشند.

یکی دیگر از قسمت های رایج صورت جلسات شرکت ها، مشخصات حاضران در جلسه است، اما الزامی برای نوشتن نام و مشخصات غایبان جلسه وجود ندارد. اصلی ترین قسمت صورت جلسه، نوشتن تصمیمات و مصوباتی است که در جلسه گرفته می شود. در نهایت این صورت جلسه می بایست به امضا حاضرین در جلسه برسد.

درج کلیه اطلاعات فوق، برای ثبت صورت جلسه اداری شرکت در سازمان ثبت شرکت ها و تایید تغییرات از جانب آن ها، امری الزامی می باشد. در صورت فقدان یکی از موارد مذکور و یا ناقص نگارش شدن آن، کارشناس اداره ثبت، صورت جلسه تنظیمی را فاقد اعتبار تلقی نموده و آن را تایید نخواهد نمود. ذکر این نکته حائز اهمیت است که ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت در اداره ثبت شرکت ها الزامی بوده و گرنه کلیه تغییرات اتخاذ شده، فاقد اثر حقوقی خواهد بود.

همچنین، صورت جلسه اداری اصولی و مناسب صورت جلسه ای است که نه تنها قالب مناسبی داشته باشد بلکه مختصر و مفید نوشته شود. همچنین صورت جلسه باید به موقع نوشته شود و نباید نگارش آن را به تعویق انداخت. در نهایت بهتر است صورت جلسه از طریق راه های ارتباطی مختلف، به راحتی در دسترس افراد قرار گیرد و به پیوست کردن صورت جلسه به ایمیل اکتفا نشود.

دانلود رایگان چند نمونه فرم خام صورتجلسه آماده word

همانطور که در قسمت های پیشین مقاله گفته شد، نمونه صورتجلسه معمولی​، گزارشی از اطلاعات و تصمیمات جلسه برگزار شده می باشد که صورت جلسه تغییرات باید در سامانه ثبت شرکتها به ثبت برسد. پس از بررسی انواع فرم صورت جلسه شرکت و متن شروع صورتجلسه و نحوه نوشتن فرم صورت جلسه داخلی شرکت، در این قسمت امکان دانلود رایگان چند نمونه فرم خام صورتجلسه آماده word فراهم می شود. افراد می توانند با دانلود رایگان این نمونه از محتوای آن و نیز نمونه صورتجلسه اداری word اطلاع یابند.

 

بعد از ارسال درخواست تغییرات شرکت در سامانه، یک کد پیگیری به شرکت تعلق می گیرد. با این کد می‌ توان وضعیت ثبت صورتجلسه تغییرات را از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ ها پیگیری کرد که جهت کسب اطلاع بیشتر در خصوص نحوه پیگیری ثبت تغییرات شرکت مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

نمونه متن نوشتن صورتجلسه اداری pdf

برای تشکیل جلسات اداری و تهیه صورت جلسه در انتهای جلسات، نیاز به آشنایی با نحوه نوشتن صورت جلسه اداری می باشد. برای تنظیم صورت جلسه اداری باید اطلاعاتی از قبیل تاریخ وساعت جلسه، افراد حاضر جلسه، موضوع جلسه و... به طور دقیق در متن صورتجلسه ارائه گردد. در ادامه یک نمونه متن نوشتن صورتجلسه اداری pdf ارائه شده است که افراد می توانند اقدام به دانلود رایگان فرم صورتجلسه اداری نمایند. اطلاعات و جزئیات هر نمونه فرم صورت جلسه اداری باید مطابق با آن تنظیم گردد.

 

صورت جلسه اداری به طور کلی به دو بخش دستور جلسه و متن صورتجلسه اداری​ تقسیم می شود. دستور جلسه موضوع فعالیت و هدف از برگزاری جلسه بوده و صورت جلسه خلاصه ای از وقایع جلسه و تصمیمات نتایج آن جلسه می باشد. تنظیم صورت جلسه عموما بر عهده منشی جلسه می باشد تا هیچ موضوعی از قلم نیوفتد. پس از تنظیم، صورت جلسه باید به امضای طرفین آن برسد.

نمونه فرم صورتجلسه مجمع عمومی ساختمان

نگهداری و اداره از ساختمان مستلزم هم فکری و تقسیم مسئولیت می باشد به همین منظور جلساتی در ساختمان برگزار می گردد و برای رسیدگی بهتر باید در این جلسات نمونه متن صورتجلسه​ ساختمان تهیه گردد. در تنظیم صورت جلسه ساختمان مواردی از قبیل بیمه ساختمان، شارژ ماهیانه، نحوه دریافت شارژهای عقب افتاد یا جریمه آن، رسیدگی به امور تاسیساتی و... درج می گردد. در ادامه نمونه فرم صورتجلسه مجمع عمومی ساختمان ارائه شده است.

 

تنظیم صورت جلسه برای ساختمان علاوه بر نظم دهی برای رسیدگی به امور ساختمان مسبب مسئولیت پذیری اهالی ساختمان، پیشگیری از سوء استفاده و ایجاد مشکلات مختلف در ساختمان می شود. یک مورد دیگری که پیشنهاد می گردد در صورت جلسات ساختمان به آن اشاره شود ضمانت اجرای عدم انجام وظایف توسط اهالی ساختمان است؛ به طور مثال می توان تعیین نمود بر اساس توافق اهالی ساختمان ضمانت اجرای عدم پرداخت شارژ ماهیانه در موعد مقرر چه چیزی باشد.

نمونه فرم صورتجلسه رسمی

جلسات شرکت در یک طبقه بندی کلی به دو دسته جلسات رسمی و جلسات غیر رسمی طبقه بندی می شوند. جلسات رسمی عبارتند از جلسات هیئت مدیره، جلسات سهامداران و... هر یک از جلسات مذکور به عناوین مختلفی نیز طبقه  می شوند که بر اساس نوع تصمیم دستور جلسات متفاوت می باشد. در یک جلسه رسمی منشی جلسه باید مواردی همچون تاریخ و ساعت جلسه اعضای حاضر در جلسه؛ متن صورت جلسه را تنظیم نموده و با تایید دارندگان امضای مجاز شرکت به اداره ثبت شرکت های استان ارسال نمایند. در ادامه نمونه فرم صورتجلسه رسمی ارائه شده است.

 

گروه بعدی جلسات غیر رسمی هستند که نوعی از جلسات می باشند که از پیش تعیین نشده اند و به منظور دستیابی به اهداف مشترک  و برای سازمان دهی به برنامه های شرکت برگزار می شوند. بر خلاف تصور عموم مردم اکثریت جلسات شرکت جلسات غیر رسمی هستند که نیاز به تنظیم صورتجلسه و درج آگهی و ارسال برای اداره ثبت شرکت ها را ندارند.

نمونه صورتجلسه کاری

صورت جلسه کاری نتایج تصمیم گیری های اشخاص در حوزه های مختلف کاری از جمله صورت جلسه کار اجرا شده، صورت جلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما، صورت جلسه تعیین قیمت جدید، صورت جلسه اجرای قرارداد، تحویل کالا و... می باشد که اصلا محدود به عناوین یاد شده نبود و در تمامی عقود خصوصی میان اشخاص که در حوزه کار و فعالیت باشد قابل تنظیم است. مزیت تنظیم صورت جلسه، دسترسی سریعتر به اقدامات انجام شده و انسجام و هماهنگی بیشتر می گردد. در ادامه برای آشنایی بیشتر یک نمونه صورتجلسه کاری  آماده در خصوص معرفی نیروی انسانی  ارائه شده است.

 

تنظیم صورت جلسه کاری عموما پس از اجرای تعهدات یا در پایان جلسات کاری و قبول تعهدات، بنابر دستور جلسه، انجام می شود. تنظیم این جلسات به صورت تواقفی بوده و غیر رسمی است و نیاز به ثبت و ارسال به اداره ثبت شرکت ها را ندارد. در ادامه برای آشنایی با نحوه استعلام اطلاعات و فعالیت شرکت مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

 نمونه صورتجلسه داخلی

یکی از مهمترین جلسات داخلی شرکت جلساتی  است که توسط هیئت مدیره شرکت برگزار می گردد. هیئت مدیره شرکت های تجاری دارای اختیارات عام بوده و حق همه گونه تصمیم گیری برای شرکت را دارند مگر در مواردی که به موجب قانون منع شده باشند و تصمیم گیری در حوزه اختیارات ایشان نباشد. از جمله مواردی که هیئت مدیره حق تصمیم گیری ندارد نظارت بر صلاحیت بازرسان می باشد. تصمیمات هیئت مدیره در جلسات رسمی باید در صورتجلسه تنظیم و ثبت شده و به اداره ثبت شرکت های استان محل اقامت شرکت ارسال گردد. در ادامه یک نمونه صورتجلسه داخلی شرکت ارائه شده است.

 

برگزاری جلسات هیئت مدیره با حضور نصف به علاوه یک نفر از اعضای هیئت مدیره رسمیت یافته و تشکیل می گردد. اعضای حاضر با توجه به دستور جلسه اتخاذ تصمیم می نمایند. البته در مواردی ممکن است در اساسنامه شرکت ترتیب دیگری برای برگزاری جلسات هیئت مدیره عنوان شده باشد که در این صورت باید به همان ترتیب عمل شود.

نمونه صورتجلسه دستی

تنظیم و نگارش صورتجلسه دستی شرکت یک فرآیند مهم و رسمی است که باید با دقت و توجه به جزئیات انجام شود. صورتجلسه شرکت سندی است که تصمیمات، مباحث و اتفاقات مهم جلسات هیئت مدیره، مجامع عمومی یا سایر نشست های شرکت را ثبت می کند. این سند به عنوان یک مدرک قانونی و رسمی، در آینده می تواند مورد استناد قرار گیرد.

برای تنظیم صورتجلسه دستی، ابتدا باید اطلاعاتی مانند تاریخ و زمان جلسه، مکان برگزاری، اسامی حاضرین و غائبین، و دستور جلسه به طور دقیق ثبت شود. صورتجلسه دستی شرکت معمولا شامل بخش های اصلی مانند عنوان جلسه، لیست شرکت کنندگان، دستور جلسه، خلاصه مباحث مطرح شده، تصمیمات اتخاذشده و نتیجه گیری نهایی است. به منظور آشنایی متقاضیان در قسمت زیر، یک نمونه صورتجلسه دستی ارائه شده است.

 

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد فرم صورتجلسه شرکت​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از فرم صورتجلسه شرکت​ پاسخ دهند.