مجوز دفتر اسناد رسمی

دفتر اسناد رسمی چیست؟

سوالی که ممکن برای برخی پیش آید این است که دفتر اسناد رسمی چیست؟ دفتر اسناد رسمی نهادی است حقوقی که به طور تخصصی در زمینه تنظیم عقود و قراردادها، ثبت اسناد رسمی، نگهداری آن ها، حفظ امنیت و تامین حریم خصوصی اسناد رسمی تاسیس می شود. این دفتر با نگهداری صحیح و قابل اعتماد اسناد، از هرگونه تغییر غیرقانونی و تقلب در آن‌ ها جلوگیری می‌ کند. با تعیین قوانین و مقررات مشخص برای دسترسی به اطلاعات، این دفاتر از دسترسی غیرقانونی و ناخواسته به اسناد جلوگیری می‌ کنند. 

دفتر اسناد رسمی با استفاده از فنون و روش‌های مختلف، به حفظ صحت و قابلیت اعتماد اسناد می‌ پردازد. این دفاتر تحت نظارت وزارت دادگستری قرار دارند و مسئولیت تنظیم، نگهداری و حفظ اسناد رسمی را بر عهده می گیرند. بنابر ماده 1 از قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال 1354 «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشكیل می شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.»

با تعیین قوانین و مقررات مشخص برای دسترسی به اطلاعات، دفتر اسناد رسمی از دسترسی غیرقانونی و ناخواسته به اسناد جلوگیری می‌ کند. ممکن است برای دسترسی به اطلاعات، دفتر اسناد رسمی نیاز به مجوز یا اثبات هویت متقاضی داشته باشد. این امر به منظور حفظ حریم خصوصی و امانت اسناد است. با اعمال این مقررات، دفتر اسناد رسمی به اطمینان حقوقی افراد و نهادها درباره حفظ حریم خصوصی و امانت در دفاتر اسناد می‌ پردازد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

شرایط تاسیس و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی

برای تاسیس و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی، باید متقاضی مجوز سردفتری، شرایط تاسیس و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی را دارا باشد. سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تاسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور منتفی است.

دستگاه صادر کننده مجوز دفتر اسناد رسمی قوه قضاییه جمهوری اسلامی ایران، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اداره کل امور اسناد و سردفتران می باشد. برای تاسیس و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی، ابتدا باید مدارک لازم را تهیه کرده و به دستگاه صلاحیت‌ بخش مربوطه ارائه داد. این مدارک شامل مدارک شناسایی، مدارک تحصیلی و سوابق کاری است. همچنین فرد باید درخواست تاسیس دفتر اسناد رسمی را به صورت کتبی به دستگاه صلاحیت ‌بخش ارائه کند. شرایط لازم برای صدور مجوز به شرح زیر است:

داشتن مدرک تحصیلی بر اساس شقوق مندرج در ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی از جمله: لیسانس حقوق یا لیسانس الهیات و معارف اسلامی در گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی، گواهی اشتغال دو سال سابقه خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری، سایر لیسانسیه ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری، گواهی اجتهاد از مراجع علمیه، دیپلم کامل متوسط به شرط داشتن 7 سال سابقه دفتریاری اول

سپردن تضمین ابواب الجمعی مطابق ماده 17 قانون دفاتر اسناد رسمی (شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن است و این کار باید به موجب سند رسمی انجام شود. در صورت معرفی ضامن، مسئولیت سردفتر یا دفتریار با ضامن خود تضامنی است. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال، دفتریار اول پانصد میلیون ریال و دفتریار دوم سیصد میلیون ریال است. مشمولان این ماده می‌ توانند به جای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر شده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت ‌نامه بانکی مبادرت کنند). 

نداشتن سوء پیشینه 

دارا بودن گواهی تندرستی و توانایی کار کیفری

نداشتن اعتیاد به مواد مخدر

نیاز محل به تاسیس دفترخانه مطابق ضوابط مقرر در ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی (‌در شهرها برای حداقل هر پانزده هزار نفر و حداکثر بیست هزار نفر با توجه به آمار و درآمد حاصل از حق ثبت معاملات یک دفترخانه، ‌شهرها و بخش هایی که جمعیت آن ها کمتر از پانزده هزار نفر باشد یک دفترخانه خواهد داشت.

 همچنین پس از تعیین تعداد دفاتر اسناد رسمی هر محل به شرح این ماده هر گاه با توجه به میزان معاملات و درآمد دفاتر اسناد رسمی موجود و‌ مقتضیات محلی افزایش تعداد دفاتر زائد بر حد نصاب مذکور ضروری تشخیص شود به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و تصویب وزارت‌ دادگستری حداکثر تا دو دفترخانه می‌ توان به دفاتر موجود در هر حوزه ثبتی با رعایت مقررات این قانون اضافه نمود.)

دارا بودن گواهی قبولی در امتحان کتبی مخصوص سردفتری و مصاحبه شفاهی

واجد شرایط بودن شخص به لحاظ سنی مطابق ماده 9 قانون دفاتر (حداقل 25 سال، حداکثر 50 سال)

اشتغال فرد در نهادهای دولتی و وابسته به دولت، قضاوت و وکالت دادگستری مطابق ماده 15 قانون دفاتر اسناد رسمی 

دارا بودن تابعیت ایرانی

داشتن کارت پایان خدمت سربازی یا معافیت دائم (دانشجویان دارای معافیت تحصیلی نیازی به ارائه کارت پایان خدمت ندارند.)

برای این که شخصی بتواند مجاز به دریافت امتیاز سردفتری شود، نیاز است که در آزمون سردفتری شرکت کرده و نمره  قبولی را اخذ کند و اخذ مجوز سردفتری بدون آزمون ممکن نیست. بنابر ماده 3 آیین‌ نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران شرایط پذیرش سردفتر دفتر اسناد رسمی به شرح زیر است: 

برگزاری آزمون کتبی تستی؛

مصاحبه با ثبت‌ نام کنندگان، توسط هیات، پس از پایان مهلت تعیین شده و پذیرش سردفتران مورد نیاز پس از طی مراحل گزینش.

حداقل نصاب نمره قبولی در مرحله آزمون کتبی برای مناطق مختلف، توسط سازمان تعیین می‌ شود. شرکت سردفتر در دوره‌ های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌ شود، الزامی است. داوطلبان هنگام ثبت‌ نام در آزمون سردفتری نباید در هیچ یک از مشاغل مصرح در ماده 15 قانون اشتغال داشته باشند.

چنانچه رییس سازمان احراز نماید فردی بدون رعایت این ماده پذیرفته شده یا پس از صدور ابلاغ به یکی از مشاغل مذکور اشتغال یافته است، ابلاغ وی را لغو می‌ نماید. تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به این که مستخدم دولت و یا عضو هیات علمی دانشگاه ­ها و موسسات آموزش عالی نبوده و با اذن رییس سازمان باشد.

مدارک لازم و مدرک تحصیلی برای اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی

برای اخذ مجوز اسناد رسمی لازم است که شخص متقاضی مدارک لازم و مدرک تحصیلی مورد نیاز را داشته باشد. در پاسخ به این سوال که برای زدن دفتر اسناد رسمی چه مدارکی لازم است می توان گفت که این مدارک می تواند شامل مدارک شناسایی و مدارک تحصیلی و نیز ... باشد. برای اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی، شخص باید مدارک لازم را تهیه کرده و به دستگاه صلاحیت‌ بخش مربوطه ارائه دهد. به منظور آشنایی علاقمندان در این بخش، به مدارک لازم و مدرک تحصیلی برای اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی پرداخته شده است.

برای اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی، متقاضی باید مدارک شناسایی خود را ارائه دهد. این مدارک شامل کارت ملی، شناسنامه و کارت پایان خدمت (دانشجویان دارای معافیت تحصیلی نیازی به ارائه کارت پایان خدمت ندارند.) است. همچنین باید مدارک تحصیلی نیز ارائه شود. این مدارک شامل مدرک تحصیلی حداقل دیپلم است. معمولا برای اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی، نیاز به تحصیلات حقوقی یا مرتبط با حوزه اسناد و اطلاعات است. به عنوان مثال، فارغ‌ التحصیلان حقوق، علوم اطلاعات و کتابداری می‌ توانند درخواست اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی را داشته باشند. فهرست مدارک لازم برای اخذ مجوز به شرح زیر می باشد:

تصویر مدرک تحصیلی 

تصویر کارت نظام وظیفه یا معافیت (ویژه آقایان) 

گواهی اجتهاد از مراجع مسلم

گواهی قبولی آزمون کتبی و مصاحبه شفاهی اسناد رسمی 

تضمین ابواب جمعی سردفتری 

گواهی عدم سوء پیشینه کیفری 

تاییدیه تندرستی و توانایی کار 

تصویر گواهی عدم اعتیاد به مواد مخدر 

تصویر گواهی مهارت های هفتگانه کامپیوتر (ICDL) 

اقرارنامه محضری یا تعهدنامه محضری از فرد در خصوص عدم اشتغال در نهادهای دولتی و وابسته به دولت، قضاوت و وکالت دادگستری

منظور از مدرک تحصیلی، مدرک کارشناسی و بالاتر حقوق قضایی، علوم ثبتی، حقوق ثبت اسناد و املاک، حقوق سردفتر اسناد رسمی، منقول از دانشکده الهیات یا دانشکده سابق معقول و منقول و یا کارشناسی و بالاتر در رشته الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی از دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی معتبر مورد تایید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری می باشد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

سامانه مجوز دفتر اسناد رسمی

سامانه مجوز دفتر اسناد رسمی یک سامانه آنلاین است که برای ثبت‌ نام و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی استفاده می‌ شود که توسط دستگاه صلاحیت‌ بخش مربوطه ایجاد شده است. در این سامانه، متقاضیان می‌ توانند ثبت‌ نام کرده و مدارک لازم را آپلود کنند. همچنین در این سامانه، شرایط و قوانین مربوط به تاسیس و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی قابل مشاهده است.

دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی از طریق درگاه ملی مجوزهای کسب و کار انجام می گیرد. درگاه ملی مجوزهای کسب و کار، بستری اینترنتی تحت مدیریت دبیرخانه «هیات مقررات‌ زدایی و بهبود محیط کسب‌ و کار» است که برای همه کسب و کارهای موجود در کشور، شرایط، مدارک، مجوزهای پیش‌ نیاز، هزینه و زمان صدور مجوز را شفاف و قابل فهم ارائه می کند. این درگاه، تنها مرجع رسمی اعلام شرایط صدور مجوزهای کسب و کار و معرفی مرجع قانونی صادرکننده همه مجوزهای کسب و کارها در کشور محسوب می‌ شود.

در راستای اجرای ماده (۷) قانون اجرای سیاست‌ های کلی اصل ۴۴ قانون اساسی، تنها مرجع ثبت درخواست مجوز در سراسر کشور، درگاه ملی مجوزهای کشور بوده که نحوه درخواست مجوز، پیگیری تخلفات مربوط به صدور مجوزها و مصادیق جرم یا تخلف در فرآیندهای درخواست تا صدور مجوز، به تفکیک در فایل‌ های پیوست قابل رویت و دریافت می‌ باشد.

لازم به ذکر است، درگاه ملی مجوزها برای همه کسب و کارها، شرایط، مدارک، زمان و هزینه صدور مجوزها را تسهیل، شفاف و مصوب کرده است و درخواست متقاضی مجوز را به بدون کاغذ و بدون مراجعه حضوری ثبت می‌ کند. متقاضیان درخواست مجوز، بعد از احزار هویت و انجام استعلام‌ های لازم در درگاه ملی مجوزها، به درگاه تخصصی دستگاه صادر کننده مجوز هدایت می‌ شوند. آدرس درگاه ملی مجوزهای کسب و کار به نشانی g4b.ir می باشد. برای استفاده از سامانه مجوز دفتر استاد رسمی، باید ابتدا در سامانه ثبت‌ نام کرده و حساب کاربری برای خود  ایجاد نمود.

مراحل و نحوه تنظیم و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی

برای اخذ مجوز سردفتری، پس از طی کردن مرحله آزمون و قبولی در آن، لازم است اشخاص متقاضی با مراجعه به درگاه ملی مجوزهای کسب و کار، درخواست اخذ مجوز سردفتری اسناد رسمی را بنمایند. این امر مستلزم آن است که شخص وارد سامانه شده و پس از ثبت نام و احراز هویت درخواست صدور مجوز بنماید. به منظور آشنایی علاقمندان در قسمت زیر مراحل و نحوه تنظیم و دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی آمده است.

به منظور ثبت درخواست مجوز دفتر اسناد رسمی، شخص می بایست آدرس سامانه درگاه ملی مجوز های کشور به نشانی g4b.ir را در مرورگر خود وارد نموده و مطابق تصویر زیر به صفحه اصلی این سایت وارد شود.

پس از آن شخص می بایست نوع مجوز خود را که همان «سردفتری اسناد رسمی» می باشد در این قسمت وارد نموده و گزینه جست و جو را کلیک کند.

در مرحله بعدی، فرد باید از میان گزینه های نمایش داده شده، بر روی گزینه سردفتری اسناد رسمی کلیک کند.

پس از آن، شخص به صفحه ای مطابق تصویر زیر هدایت می شود که لازم برای شروع، بر روی گزینه درخواست مجوز کلیک شود.

پس از ثبت اطلاعات، ثبت درخواست در سامانه درگاه ملی مجوزها خاتمه یافته و یک کد رهگیری به درخواست فرد تعلق می گیرد. سپس متقاضی می تواند پس از تکمیل مراحل و طی فرآیند اداری آن، جواز تاسیس دفتر اسناد رسمی را از نهادها و سازمان های ذی صلاح دریافت نماید. پس از ثبت‌ درخواست و آپلود مدارک، درخواست ها بررسی می‌ شود و در صورت تایید، مجوز تاسیس دفتر اسناد رسمی دریافت خواهد شد. توجه به این نکته ضروری است که فروش مجوز دفتر اسناد رسمی قانونی نبوده و کسانی می توانند اقدام به دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی نمایند که در آزمون شرکت نمایند.

البته مطابق با ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتر شاغل که بازنشسته می شود؛ میتواند شخص واجد صلاحیت طبق مقررات این قانون را برای تصدی دفترخانه خود به سازمان ‌ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کند. مدت لازم برای معرفی در مورد بازنشستگی الزامی دو ماه قبل از تاریخ بازنشستگی است و در غیر این مورد؛ باید ‌معرفی مزبور ضمن تقاضانامه بازنشستگی به عمل آید. ورثه سردفتر متوفی که حین‌ الفوت شاغل بوده است تا شش ماه از تاریخ فوت سردفتر می توانند ‌مجتمعا به ترتیب فوق شخص واجد صلاحیت را معرفی کنند. ‌در صورتی که سردفتر یا وراث او در مهلت های مذکور شخص واجد صلاحیت معرفی نکنند؛ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور میتواند تصدی دفترخانه ‌را با رعایت مقررات این قانون به شخص واجد شرایط دیگری واگذار نماید.

هزینه، قیمت و درآمد اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی

برای دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی، اطلاع از هزینه، قیمت و درآمد اخذ مجوز دفتر اسناد رسمی الزامی است. هزینه‌ های مربوط به دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی ممکن است شامل هزینه ثبت‌ نام در سامانه مجوز و هزینه بررسی درخواست باشد. این هزینه‌ ها معمولا توسط دستگاه صلاحیت‌ بخش تعیین و اعلام می‌ شود. به منظور دریافت مجوز، یک سری گواهی باید دریافت و به اتحادیه مربوطه، ارائه شود این گواهی ها شامل:  

گواهی مرکز بهداشت و کارت معاینه پزشکی؛ گواهی عدم اعتیاد؛ موافقت اداره نظارت بر اماکن نیروی انتظامی؛ گواهی عدم سوء پیشینه (هزینه گواهی عدم سوء پیشینه اینترنتی، 20 هزار تومان و فیزیکی، 110 هزار تومان می باشد)؛ گواهی تشکیل پرونده مالیاتی؛ مفاصا پرداخت حق تمبر پروانه کسب (10 هزار تومان)؛ گواهی گذراندن حداقل 10 ساعت دوره آموزش؛ دریافت کد شناسه ده رقمی (ملت کارت) و دریافت برچسب شناسه صنفی می شود که به تبع مستلرم پرداخت هزینه می باشد. در مرحله انتهایی نیز انجام مراحل و ارائه مدارک فوق، مورد بررسی رئیس یا نایب رئیس اتحادیه مربوطه، قرار گرفته و در صورت نبود نقص یا مشکل، جواز کسب، صادر گردیده و به متقاضی دریافت آن، ارائه می گردد.

با دریافت مجوز دفتر اسناد رسمی، می‌ توان درآمدی نیز کسب کرد این درآمد می‌ تواند از طریق ارائه خدمات مرتبط با اسناد رسمی، باشد. از آنجا که میزان درآمد سردفتر اسناد رسمی، تابعی از عملکرد مسئولان آن دفتر است؛ به منظور تخمین حدودی درآمد ناشی از مجوز دفتر اسناد رسمی می توان به تعرفه خدمات دفتر اسناد رسمی مراجعه نمود.

مجوز سردفتری بدون آزمون

برای تاسیس دفاتر اسناد رسمی، داوطلب سردفتری باید در آزمون پذیرفته شود و اخذ مجوز تاسیس دفتر اسناد رسمی بدون شرکت و قبولی در آزمون ممکن نیست، اما در مواردی مشاهده می شود اشخاص امتیاز تاسیس دفتر اسناد رسمی را به شخص دیگری منتقل می کنند و این تصور به وجود می آید که مجوز سردفتری بدون آزمون وجود دارد که تصور نادرستی است.

از اردیبهشت ماه سال سال گذشته و با تصویب قانون تسهیل صدور مجوز های کسب و کار تغییراتی در زمینه انتقال امتیاز دفتر اسناد رسمی ایجاد شده است که که طبق این تغییرات، در مواردی که شخصی امتیاز خود را به دیگری منتقل می کند، هم نیاز است که شخص انتقال گیرنده در آزمون شرکت کند و بتواند کسب قبولی کند.

بر اساس مواد 10 و 11 قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتران اگر بالای 30 سال سابقه کار هستند و یا بالای 65 سال تمام سن آن هاست بازنشسته خواهند شد. از طرفی علاقمندانی که طبق مواد 6 و 9 قانون دفاتر اسناد رسمی واجد شرایط هستند و دارای توان مالی هستند با خرید امتیاز سردفتر پیشین به جای ایشان خدمت می کنند که این انتقال نیز منوط به قبولی در آزمون است.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد شرایط و مدارک مجوز دفتر اسناد رسمی​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون شرایط و مدارک مجوز دفتر اسناد رسمی​ پاسخ دهند.