دفتر کپیه

تعریف دفتر کپیه شرکت چیست

قانون گذار در مواد ۶ تا ۱۹ قانون تجارت، تجار را چه شخص حقیقی باشند و چه شخص حقوقی، ملزم به استفاده از دفاتر تجاری و ثبت و یادداشت معاملات تجاری کرده است، البته کسبه جز از نگهداری و داشتن دفاتر تجاری معاف هستند. این دفاتر قابلیت استناد به نفع یا ضرر تاجر را دارند؛ یعنی در صورتی که دفاتر کامل باشند و با رعایت ضوابط شکلی تنظیم شده باشند؛ حسب مورد به نفع یا ضرر تاجر می توانند استفاده شوند.

در مواردی که تاجر دچار ورشکستگی می شود، اگر فاقد دفتر تجاری باشد و یا اینکه دفتر ناقص باشد، مشمول مقررات ورشکستگی به تقصیر می شود. همچنین در مواردی که تاجر به عمد و به قصد ضرر رساندن به طلبکاران خود دفتر تجاری اش را مفقود می کند، دادگاه او را به مجازات ورشکستگی به تقلب محکوم می نماید.

به موجب تعریفی که ماده‌ 10 قانون تجارت ارائه کرده است؛ به تعریف دفتر کپیه شرکت و این که موارد الزامی برای درج در دفتر کپیه شرکت چیست، اشاره کرده است. دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات، مکاتبات، مخابرات یا پیام صورت ‌حساب ‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت کند. البته باید توجه داشت مراسلات و مخابراتی که به تاجر ارسال می شود که در اصطلاح به آن، مراسلات و مخابرات وارده می گویند؛ در دفتر کپیه ثبت نمی شود.

البته تاجر می‌ تواند علاوه بر دفاتر چهارگانه رسمی، یعنی دفتر روزنامه،  دفتر دارایی، دفتر کل و دفتر کپیه، دفاتر دیگری نیز با توجه به احتیاج یا نظم کاری خود تهیه و تنظیم نماید تا انجام امور تجاری را تسهیل کند. از جمله این دفاتر غیر رسمی می‌ توان به دفتر ثبت برات و سفته و دفتر صندوق و دفتر معین اشاره کرد.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

مقایسه دفتر کپیه شرکت با سایر دفاتر تجاری

قانون گذار علاوه بر دفتر کپیه شرکت، دفاتر تجاری دیگری را نیز تعیین کرده است. نگهداری از برخی از این دفاتر تجاری الزامی است. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه دفاتری هستند که تاجر و شرکت ملزم به نگهداری آن هاست. موضوع دفتر کپیه با سه دفتر دیگر متفاوت است و بر خلاف سایر دفاتر که معاملات و دارایی های تاجر را در بر می گیرند، دفتر کپیه شرکت برای سامان دادن به مراسلات و مخابرات ارسالی از جانب تاجر است. تعریف سایر دفاتر برای آشنایی بیشتر مخاطبان در قسمت زیر آمده است:

دفتر روزنامه شرکت دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (‌از قبیل خرید و‌ فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود ‌برداشت می کند، در آن دفتر ثبت نماید.

دفتر کل شرکت، دفتری است که تاجر هفته ای یک بار، معاملات خود در دفتر روزنامه را به این دفتر منتقل می کند. ماده 8 قانون تجارت در این خصوص بیان می دارد: «دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.»

تعریف دفتر دارایی، در ماده 9 قانون تجارت، ارائه گردیده است که به موجب آن: «دفتر دارایی شرکت دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.»

در مقام مقایسه دفتر کپیه شرکت با سایر دفاتر تجاری باید به این نکته اشاره کرد که د‌فتر کپیه شرکت د‌فتری است که برخلاف دفتر روزنامه و کل و دارایی، پیش از آن‌ که نگارش شود، نیازمند به امضای نماینده اداره ثبت نیست، اما سایر دفاتر تجاری  پیش از نگارش و ثبت اطلاعات در آن‌ ها، لازم است که توسط نماینده اداره ثبت به امضا برسد. در موارد دیگر د‌فتر کپیه شرایط یکسانی با سایر دفاتر تجاری دارد. البته د‌فتر کپیه شرکت به نسبت دفاتر روزنامه و کل از اهمیت چندانی برخوردار نیست.

لذا قانون‌ گذار برای تهیه و تنظیم این د‌فتر شرکت قواعد پیچیده‌ ای وضع نکرده است. بنابراین، مقررات تنظیم د‌فتر کپیه نسبت به سایر دفاتر، ساده است. د‌فتر اندیکاتور که امروزه مصطلح می‌ باشد، همان د‌فتر کپیه شرکت است. البته امروزه روش ‌های سنتی جای خود را به روش‌ های مدرن و الکترونیکی داده‌ اند. تجار معمولا به‌جای د‌فتر کپیه از نامه نما یا بایگانی الکترونیک بهره می‌ کنند.

شیوه‌ نگهداری نمونه دفتر کپیه شرکت

برای داشتن و نگهداری و تنظیم دفاتر تجاری رسمی یعنی دفتر کپیه شرکت، دارایی، کل و روزنامه، قانون گذار شرایط و قواعد برای نگهداری از این دفاتر را در مواد ۶ تا ۱۹ قانون تجارت بیان کرده است. ماده 11 قانون تجارت امضای نماینده اداره ثبت را برای دفاتر تمام دفاتر تجاری الزامی است، اما همین ماده دفتر کپیه را از انجام این کار مستثنی می‌ کند و بیان می دارد؛ نمونه دفتر کپیه شرکت نیازی به امضای نماینده اداره ثبت ندارد، اما باید تعداد صفحات آن مشخص باشد. همچنین باید گفت دفاتر تجاری بر خلاف سایر اسناد، نیازی به مهر یا امضای تنظیم کننده آن یعنی تاجر ندارند.

اطلاعات ثبت شده در دفاتر باید به ترتیب تاریخ وارد شوند و همچنین د‌فتر تجاری شرکت نباید خط ‌خوردگی و جای سفید بیش از حد معمول بین سطور داشته باشد. این قاعده در ماده 13 قانون تجارت آمده است: «کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه نوشته شود، تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در د‌فترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگه دارد.

قانون‌ گذار در بحث شیوه نگهداری نمونه دفتر کپیه شرکت، حتی نحوه بررسی و امضای د‌فتر توسط نماینده اداره ثبت را مقرر کرده است. در ماده 12 قانون تجارت آمده است: «د‌فتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می‌ شود، باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضاء مکلف است صفحات د‌فتر شرکت را شمرده در صفحه اول و آخر هر د‌فتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب د‌فتر نوشته با قید تاریخ امضاء و دو طرف قیطان را با مهر سربی که وزارت عدلیه برای این مقصود تهیه می‌ نماید منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود.»

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد شیوه نگهداری دفتر کپیه شرکت در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از شیوه نگهداری دفتر کپیه شرکت پاسخ دهند.