دفتر دارایی

تعریف دفتر دارایی شرکت چیست

شرکتی که به عنوان تاجر شناخته می شود، تکالیفی را باید انجام دهد، از جمله این تکالیف، نگهداری دفاتر تجاری و ثبت نام در دفتر ثبت تجاری است. به عبارتی، مطابق بند 6 قانون تجارت هر تاجری مکلف است از دفاتر تجارتی استفاده کند و این دفاتر سند عادی محسوب می شوند. در این میان ممکن است که این سوال برای افراد مطرح شود که دفتر دارایی شرکت چیست؟ 

دفاتر تجاری شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می شود. مطابق با ماده 9 قانون تجارت دفتر دارایی این گونه تعریف شده است: «دفتری که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.»

بنابراین، دفتر دارایی صورت وضعیت سال گذشته مالی تاجر می باشد و تمامی طلب ‌ها، بدهی ‌ها و اموال تاجر را باید در دفتر دا‌رایی ثبت نمود. بازرگانان باید در انتهای هر سال بدانند که میزان دارایی ‌شان چه مقدار است، زیرا دارایی دو جنبه دارد یک جنبه مثبت که سود است و یک جنبه منفی که زیان‌ است. بنابراین، تجار باید در پایان سال بدانند که در سال گذشته چه قدر سود داشته ‌اند و چه قدر زیان دیده ‌اند.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

زمان و نحوه تنظیم دفتر دارایی شرکت

دفاتر تجاری از جمله دفتر دارایی، زمانی سندیت دارند که این دفاتر مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد و باید موضوع معامله مربوط به امور تجاری بوده و طرفین تاجر باشند. باید توجه داشت که کل این 3 شرط باید با هم وجود داشته باشد و وجود یک یا دو مورد از این شروط، برای سندیت دفتر تجاری کفایت نمی کند.

در مورد زمان تنظیم دفتر دارایی شرکت باید گفت، اسفند ماه هر سال، آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال بعد است و اقدام برای پلمپ دفاتر هم همین زمان است. تاجر که شامل شخص حقیقی یا حقوقی می شود؛ می بایست درخواست پلمپ خود را تا قبل از پایان سال به اداره ثبت تحویل دهد و تا پانزدهم فرودین سال بعد باید دفتر دارایی خود که مربوط به حساب های سال جاری وی می باشد، را تکمیل کند.

در مورد شرکت ‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده ‌اند؛ نیز همین روال وجود دارد. یعنی فعالیت نداشتن شرکت ناظر به گذشته است و نمی‌ توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد آن را صادق دانست و بر همین اساس عدم فعالیت شرکت را اعلام کرد. مهلت قانونی برای اعلام عدم فعالیت شرکت در 4 ماه اول سال مالی است و اعلام خارج از زمان تعیین شده، شرکت را مشمول جریمه مالیاتی می‌ کند.

مقایسه دفاتر دارایی با سایر دفاتر تجاری شرکت

در ابتدا باید گفت اشخاصی که به معاملات تجارتی اشتغال دارند ولی تعداد و حجم معاملاتشان ناچیز است، به آن ها کسبه جزء می گویند و طبق حکم مقرر در ماده‌ 6 قانون تجارت، این اشخاص از انجام این تکلیف معاف هستند؛ یعنی الزامی به داشتن دفاتر تجاری و دفتر دارایی ندارند. همچنین قانون تجارت علاوه بر دفتر دارایی به انواع دیگری از دفاتر تجاری اشاره کرده است که مقایسه دفاتر دارایی با سایر دفاتر تجاری شرکت به شرح زیر است:

دفتر روزنامه: ماده 7 قانون تجارت در این خصوص بیان می کند: «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی، معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت نماید.»

مطابق این ماده باید گفت که مفصل ترین دفتر تاجر، دفتر روزنامه می باشد، زیرا؛ هر هزینه و سرمایه ای که از شرکت وارد و خارج می شود، باید در این دفتر قید گردد. در دفتر روزنامه حتی مخارج شخصی نیز نوشته می شود و این موضوع نشان دهنده این است که آیا مخارج شخصی تاجر نسبت به درآمد او بیشتر بوده یا خیر، زیرا اگر مخارج او نسبت به درآمدش بیشتر باشد، از موارد ورشکستگی می باشد.

هر چند عملا در صورت تراکم امور، ثبت روز به روز در دفتر روزنامه مشکل است، ولی در هر حال با توجه به ماده 14 قانون تجارت، دفاتر تجاری در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشد، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت، فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.

دفتر کل: ماده 8 قانون تجارت در این خصوص بیان می کند: «دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.» مطابق این ماده باید گفت دفتر کل، دفتر انواع حساب ها می باشد و به عبارتی از دفتر روزنامه رونویسی می شود.

با این وجود، تفاوت عمده ای که دفتر کل با دفتر روزنامه دارد؛ این گونه می باشد که در دفتر روزنامه مطالب لازم است هر روز نوشته شود، ولی در دفتر کل حداقل هفته ای یک بار، اطلاعات درج می گردد و همچنین معاملات دفتر روزنامه به تفکیک وارد دفتر کل می شود. به عبارتی ارقامی که در دفتر روزنامه وارد می شوند، تجزیه و تحت عنوان حساب های مشخصی در دفتر کل وارد می شوند تا تاجر بتواند معاملات خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد. دفتر کل باید طوری تنظیم شود که جمع ارقام آن با جمع معاملات مندرج در دفتر روزنامه در یک هفته مساوی باشد.

دفتر کپیه: ماده 10 قانون تجارت بیان می کند که دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات مخابرات و صورت حساب های صادره و وارده خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوص ضبط کند.

با این وجود می توان گفت دفتر کپیه نظام بایگانی تاجر می باشد. دفتر کپیه به این صورت امروزه دیگر مورد استفاده نیست و تجار به جای آن از دفتر اندیکاتور (نامه نما) استفاده می کنند. مطابق با ماده 11 قانون تجارت، دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثنا دفتر کپیه قبل از آن که در آن چیزی نوشته شده باشد، باید توسط نماینده اداره ثبت (‌که مطابق نظامنامه ‌وزارت عدلیه معین می شود) امضا شود. برای دفتر کپیه امضا مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. در موقع تجدید ‌سالیانه هر دفتر، مقررات این ماده رعایت خواهد شد و در نهایت مطابق با این ماده، دفتر کپیه نیاز به امضا ندارد و از مقررات آن مستثنی شده است.

سایر دفاتر تجاری: علاوه بر دفاتر مزبور که نگهداری آن ها اجباری است، هر شرکتی بنا به احتیاج خود می تواند دفاتر دیگری از جمله دفتر معین، دفتر صندوق، دفتر ضمانت نامه، دفتر ثبت بروات تجاری و ... داشته باشد. در اکثر موسسات بزرگ و بانک ها غیر از دفاتر قانونی و اجباری، دفاتر اختیاری متعدد متداول است که ماده 14 قانون تجارت نیز مجوزی برای داشتن این گونه دفاتر می باشد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

مجازات تخلف از مقررات مربوط به دفاتر دارایی شرکت

پس از بررسی انواع دفاتر تجاری، علی الخصوص دفتر دارایی و این که زمان تنظیم دفتر دارایی چه موقعی می باشد، نوبت به این می رسد که مجازات تخلف از مقررات مربوط به دفاتر دارایی شرکت چگونه می باشد و شامل چه ضمانت اجراهایی می شود. این ضمانت اجراها به شرح زیر می باشد:

با توجه به بند 3 ماده 542 قانون تجارت، شرکتی که دفتر تجاری من جمله دفتر دارایی نداشته یا دفاتر او ناقص یا بی ترتیب باشد، ممکن است در صورت ورشکستگی، ورشکسته به تقصیر شناخته شود. البته صدور حکم ورشکستکی در این مورد به اختیار دادگاه می باشد. در صورت تخلف از مقررات مربوط به دفاتر دارایی شرکت، اگر در دادگاهی به دفتر تجاری از جمله دفتر دارایی استناد شود، تاجر مکلف است این دفتر را ابراز کند، مگر آن که ثابت نماید، دفتر دارایی شرکت تلف شده یا به آن دسترسی ندارد. در غیر این صورت، عدم ابراز دفتر می تواند از قرائن مثبته بر ضرر شرکت باشد.

همچنین باید خاطر نشان کرد که در صورت تخلف از مقررات مربوطه، مالیات علی الراس محاسبه می شود. به عبارتی در این خصوص، مامور مالیاتی اوضاع و احوال شرکت را مشاهده و با توجه به آن مالیات را محاسبه می کند. طبق مقررات قانون تجارت، دفتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می‌ شود، باید دارای نمره‌ ترتیبی و قیطان کشی شده باشد.

 متصدی امضا‌ مکلف است صفحات دفتر را بشمارد و در صفحه‌ اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به مشخصات صاحب دفتر بنویسد و با قید تاریخ دفتر را امضا کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی که به این منظور تهیه شده است، منگنه کند. ثبت معاملات بایستی به ترتیب تاریخ و برابر عرف متداول در دفترنویسی بدون تراشیدن،‌ حک کردن، بین سطور نوشتن و یا بیش از حد معمول جای سفید گذاشتن باشد. تخلف از موارد مذکور مستوجب جزای نقدی است.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد جزئیات دفتر دارایی شرکت در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون دفتر دارایی شرکت پاسخ دهند.