دفاتر قانونی

دفاتر قانونی چیست

ماده شش قانون تجارت، کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که به امر تجارت اشتغال دارند را موظف نموده (به استثنای کسبه جزء) تا دفاتری را موسوم به دفاتر تجاری، تهیه نمایند. در این میان، ممکن است عده ای از افراد با ماهیت و تعریف دفاتر تجاری آشنایی نداشته و این سوال در ذهن آن ها، ایجاد گردد که دفاتر تجاری چه می باشند.

در پاسخ به این پرسش که دفاتر قانونی چیست؛ می توان بیان داشت که از آن جا که هر واحد تجاری موظف است تمام رویدادهای مالی خود را برای حسابرسی مالیاتی به سازمان امور مالیاتی ارائه دهد، دفاتری تحت عنوان دفاتر قانونی در مواد قانون تعریف شده اند، تا تاجر و شرکت های تجاری تمام امور مربوط به تجارت  خود اعم از دیون، مطالبات، معاملات و ... را در آن به ثبت برسانند.

بنابر ماده 13 قانون تجارت، کلیه معاملات، صادرات و واردات در دفاتر تجارتی باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه نوشته شود. تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی حداقل تا ده سال نگاه دارد. بنابراین، دفاتر تجارتی نباید جای هیچ تراشیدگی، حک یا حاشیه نویسی داشته باشند.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

انواع دفاتر قانونی شرکت ها

در قسمت گذشته، پیرامون تعریف دفاتر تجارتی توضیحاتی ارائه گردید و بیان شد که تنظیم دفاتر قانونی، طبق قانون برای شرکت های تجاری الزامی است و بایستی در اختیار ممیزان سازمان امور مالیاتی کشور قرار گرفته تا طبق قانون مالیات های مستقیم٬ مالیات شخص حقیقی یا حقوقی محاسبه و پرداخت گردد. توجه به این نکته ضروری است که دفاتر تجارتی دارای اقسام مختلفی بوده، به همین دلیل؛ در این قسمت به بیان انواع دفاتر قانونی شرکت ها پرداخته خواهد شد.

به موجب ماده 6 قانون تجارت، دفاتر تجاری به چهار نوع گوناگون تقسیم بندی شده اند که شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه (افراد می توانند برای ثبت نامه ها از دفتر اندیکاتور نیز استفاده نمایند.) می گردد. این دفاتر در صورتی که مطابق با ویژگی های قانونی آن، نگاشته شوند در نزد تجار، دارای سندیت خواهند بود. ماده 14 قانون تجارت در این خصوص بیان می دارد که: «دفاتر مذکور در ماده ۶ و سایر دفاتری که تجار برای امور تجارتی خود به کار می برند در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشد بین تجار -در امور تجارتی- سندیت خواهد داشت و غیر این صورت فقط بر علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.»

به موجب ماده 7 قانون تجارت، دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی، معاملات راجع به اوراق تجارتی از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و همچنین، وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت نماید.

دفتر کل، دفتری است که تاجر هفته ای یک بار، معاملات خود در دفتر روزنامه را به این دفتر منتقل می کند. ماده 8 قانون تجارت در این خصوص بیان می دارد: «دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.»

  تعریف دفتر دارایی در ماده 9 قانون تجارت، ارائه گردیده است که به موجب آن: «دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.»

آخرین نوع دفاتر نیز، دفتر کپیه می باشد که مراسلات، مخابرات و صورت حساب های تاجر در آن ثبت می گردد. ماده 10 قانون تجارت در این خصوص چنین بیان می دارد: «دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.» همچنین به موجب تبصره همین ماده : «تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.»

مطابق ماده 12 همین قانون، دفتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می شود باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد. متصدی امضاء مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر نوشته با قید تاریخ امضاء و دو طرف قیطان را با مهر سربی که وزارت عدلیه برای این مقصود تهیه می نماید؛ منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود.

مراحل ثبت نام دفاتر قانونی شرکت ها

تمامی شرکت ها، موسسات، تجار و... که به امور تجارتی اشتغال دارند، بایستی کلیه نقل و انتقال ها و فعالیت های مالی خود را در دفاتر تجارتی ثبت نمایند. قانون برای این منظور دفاتر پلمپ شده ای را در نظر گرفته تا فرآیند ثبت امور تجاری با اطمینان بیش تری صورت گیرد. به منظور آشنایی علاقمندان در این قسمت، مراحل ثبت نام دفاتر قانونی شرکت ها بیان گردیده که به شرح زیر می باشد:

مراجعه به سایت جامع ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir

کلیک بر روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی

تکمیل فرم اظهارنامه

پرداخت هزینه های لازم و ارسال مدارک مورد نیاز به مرجع ثبت شرکت ها

دریافت دفاتر قانونی پست شده از سوی مرجع ثبت شرکت ها

همچنین به موجب ماده 11، کلیه دفاتر قانونی (به استثنا دفتر کپیه شرکت) قبل از آن که در آن چیزی نوشته شده باشد، می بایست توسط اداره ثبت، مطابق نظامنامه وزارت عدلیه، امضا شده باشد. برای دفتر کپیه، امضا مزبور لازم نیست، ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. علاوه براین، در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد  گردید.

به موجب ماده 15 قانون تجارت، تخلف از ماده ۶ این قانون، در خصوص تهیه دفاتر قانونی شرکت ها و ماده ۱۱ که به امر امضا دفاتر توسط اداره ثبت شرکت ها اختصاص داده شده است، مستلزم دویست تا ده هزار ریال جزای نقدی است. این مجازات را دادگاه راسا و بدون تقاضای‌ مدعی‌ العموم می‌ تواند حکم داده و اجرای آن مانع اجرای مقررات راجع به تاجر ورشکسته که دفتر مرتب ندارد، نخواهد بود.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

نحوه ثبت نام و درخواست دفاتر قانونی شرکت ها

در قسمت های گذشته پیرامون، ماهیت و تعریف دفاتر قانونی، انواع و مراحل ثبت نام آن توضیحاتی ارائه گردید. همانطور که اشاره شد، یکی از مراحل دریافت این دفاتر پلمپ شده، ثبت نام و تکمیل اظهارنامه در سایت جامع ثبت شرکت ها می باشد. جهت آشنایی علاقمندان، در این قسمت، نحوه ثبت نام و درخواست دفاتر قانونی شرکت ها در این سامانه و چگونگی تکمیل اظهارنامه به همراه راهنمای تصویری، قرار داده شده است.

در مرحله اول، شخص باید آدرس سامانه جامع ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir را در مرورگر خود وارد نموده و به صفحه اصلی سایت مطابق تصویر زیر وارد شود. توجه به این نکته ضروری است که در این سامانه، بر خلاف سایر سایت ها، نیازی به تشکیل حساب کاربری نمی باشد و فرد می تواند به محض ورود، از خدمات سامانه ثبت شرکت ها نظیر اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی استفاده نماید.

پس از ورود به سایت، متقاضی باید از قسمت بالا، بر روی گزینه "پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی"، کلیک نماید. پس از کلیک بر روی این گزینه، تصویری مطابق صفحه زیر برای کاربر نشان داده می شود که لازم است، اطلاعات شخص در آن وارد شود. پس از تکمیل اطلاعات، فرد لازم است که بر روی گزینه گام بعدی، برای ورود به مرحله بعد کلیک کند.

پس از تکمیل اطلاعات اولیه، شماره ای تحت عنوان شماره پیگیری به درخواست متقاضی اختصاص داده می شود که کاربر می بایست آن را نزد خود نگه دارد. پس از آن، لازم است که اطلاعات شخص حقوقی (شرکت) در فرم زیر وارد شود.

در قسمت بعدی، می بایست اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه و احدی از اعضا هیات مدیره در فرم اظهارنامه وارد شود. توجه به این نکته ضروری است که اطلاعاتی که در درخواست های سامانه جامع ثبت شرکت ها درج می شوند، از اداره ثبت احوال استعلام گرفته شده و در صورت مغایرت، درخواست با اخطار مواجه می گردد.

بخش بعدی به تکمیل اطلاعات هیئت مدیره اختصاص داده شده است. در این قسمت، فرد لازم است که مشخصات کلیه اعضا هیئت مدیره را یک به یک وارد نموده و ذخیره نماید.

هر هیات مدیره، دارای یک سمت رئیس، نائب رئیس و منشی می باشد. در این قسمت لازم است که سمت این اعضا در فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مشخص شده واطلاعات آن ها، توسط متقاضی در این صفحه تکمیل شود.

در مرحله بعد، نوع دفاتر درخواستی از سوی کاربر مشخص شده و در فرم درج می گردد. در این قسمت، صرفا انتخاب 2 جلد دفتر روزنامه و 2 دفتر کل میسر می باشد.

در مرحله آخر، کاربر می بایست اطلاعات درج شده در سامانه را به دقت مطالعه نموده و در صورت صحت، تیک "تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز" را فعال نماید.

پس از تکمیل فرم اظهارنامه، شخص لازم است که از قسمت پیگیری درخواست، روند صدور و ارسال دفاتر قانونی خود را بررسی نموده و مدارک لازمه را در تاریخی که از سوی مرجع ثبت شرکت ها معین می شود، به نشانی این اداره ارسال نماید. توجه به این نکته الزامی است که در صورت عدم ارسال مدارک در مهلت مشخص شده، درخواست ثبت نام دفاتر قانونی شرکت رد شده و فرد می بایست از ابتدا در سامانه نام نویسی نماید.

حذف فیزیکی دفاتر قانونی

به منظور توسعه دولت الکترونیک و عرضه خدمات در بستر الکترونیکی و نیز؛ حذف اسناد کاغذی، مدیر کل اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری، اعلام نموده است که از خردادماه سال جاری، دو دفتر حسابداری کل و روزنامه؛ به صورت فیزیکی حذف خواهند گردید. در این میان؛ ممکن است که این سوال برای برخی متقاضیان مطرح شود که ساز و کار و نحوه حذف دفاتر قانونی به چه صورتی می باشد؟

در پاسخ به این پرسش می بایست بیان نمود که در صورت حذف فیزیکی دفاتر؛ متقاضیان می بایست اطلاعات مربوط به دفتر کل و روزنامه خود را در نرم افزارهای تایید شده از جانب سازمان ثبت شرکت ها؛ وارد نمایند. در صورت جایگزینی نرم‌ افزارهای حسابداری تایید شده با دفاتر فیزیکی، دیگر نیازی به پلمپ دفاتر کاغذی نخواهد بود.

با این حال متقاضیان می بایست به این نکته توجه داشته باشند که تا زمان حذف کامل دفاتر فیزیکی و نیز مشخص شدن نحوه و ساز و کار آن؛ متقاضیان می بایست هم چنان؛ نسبت به تهیه و تکمیل دفاتر قانونی اقدام نموده و اظهارنامه پلمپ را نیز تکمیل نمایند. به منظور آشنایی متقاضیان با این موضوع؛ مطالعه مقاله زیر توصیه می گردد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد انواع و مراحل دفاتر قانونی شرکت ها در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از انواع و مراحل دفاتر قانونی شرکت ها​ پاسخ دهند.